V tomto textu popíšeme, jakým způsobem se pracuje v uživatelském
rozhraní se samotnými transakcemi, které se propíšou do aplikace. Technické pozadí samotného párování jsme popsali v samostatném článku.
Párování plateb funguje automaticky a při správném nastavení je potřeba ručně propojit pouze první platbu nového nájemníka. Nastaví se pravidlo a o další připisování plateb se již stará systém.
Pokud do aplikace dorazí transakce a podaří se ji zpracovat, naleznete ji v menu: Nástroje > Párování plateb s bankou v záložce Nespárované převody. Tato obrazovka vypadá následovně:
U každé platby můžete rozhodnout, jak s ní naložíte:
- Zelené tlačítko Párovat – pro platbu, kterou chcete přiřadit jako příjem/náklad k nějakému nájemníkovi či nemovitosti.
- Červené tlačítko Zamítnout – pro platbu, kterou do aplikace nechcete propisovat dále.
Pokud kliknete na zelené tlačítko Párovat, vyskočí dialogové okno,
kde rozhodnete, k jakému objektu (nájemník/nemovitost) se má platba zařadit:
V tomto kroku je důležité si uvědomit, o jakou platbu se jedná, a podle toho ji napárovat ke konkrétnímu nájemníkovi nebo ke konkrétní nemovitosti. Vyplníte tedy jen jednu možnost a druhá zůstane prázdná. Rozdíl je následující:
- Platby k nemovitosti se týkají nákladů, které nepřeúčtováváte
nájemníkům, např. fond oprav, výtah, úklid, pojištění, atd. - Platby k nájemníkovi zahrnují nájemné a zálohy na služby a energie, které nájemníkovi účtujete, např. elektřina, voda, plyn, atd.
Platby nájemného a záloh, které inkasujete od nájemníků, je proto potřeba vždy přiřazovat výhradně k nájemníkovi, nikoliv
k nemovitosti.
Po zařazení k jednomu z uvedených se zobrazí platba na výpise plateb takto:
V tento moment přibylo tlačítko Vytvořit párovací pravidlo. Při kliknutí na toto tlačítko se zobrazí dialogové okno, kde zvolíte kritéria, která budou platit pro budoucí platby. Tím lze docílit, aby se platby stejného typu párovaly automaticky k vybranému objektu:
Z tohoto vyplývá, že párovací pravidla se vytvářejí až dodatečně po prvním manuálním zpracování, nikoliv dopředu.
Je to bezpečné?
Ať už propojíte naší aplikaci s vaším bankovním účtem přes API nebo přes e-mailové notifikace, ani v jednom případě nezískáváme přístup
k vašemu účtu, přes který bychom mohli váš bankovní účet ovládat. Nemůžeme tedy posílat platby.
Máme přístup jen k transakční historii. Vidíme platby, a to je vše.
Pár informací a doporučení pro správu pravidel
- Párujte ideálně kombinaci čísla účtu a variabilního symbolu. Samotný variabilní symbol může být nedostatečný. Pokud by se v budoucnu změnili nájemníci a symbol pro platby nájemného zůstal stejný, pak se transakce budou párovat k nesprávnému nájemníkovi. Variabilní symbol však slouží jako identifikátor konkrétního platícího nájemníka. Proto je důležité mít pro každého nájemníka vlastní variabilní symbol.
- Přehled vámi vytvořených párovacích pravidel naleznete na záložce Párovací pravidla. Zde je užitečný zejména přehled Archivovaní nájemníci, kde naleznete seznam pravidel, které jsou vázány na nájemníky, kteří již byly ukončeni. Taková pravidla doporučujeme průběžně promazávat, pokud se neočekávají další příchozí platby od tohoto nájemníka.
- Pravidla jsou vyhodnocována v tom pořadí, v jakém byla založena. Může se stát, že vytvoříte 2 pravidla, která se budou v určitých případech protínat. To může vést k nesprávnému zařazení platby.
- Odmítnuté platby jsou automaticky ze systému nenávratně mazány po 6 týdnech.
- Obecně doporučujeme oddělit účet pro výběr nájemného od osobního účtu, kde provádíte osobní transakce.
Co číst dále
Pokud si nevíte rady nebo se něco nepovedlo, neváhejte nám napsat na info@zvladneme.cz.