Při stahování bankovních dat z účtu Fio banky se můžete setkat s omezením, kdy není možné automaticky načíst platby starší než 3 měsíce (90 dní). V takovém případě se zobrazí chybová hláška, která upozorňuje na nutnost silné autorizace pro stažení starších dat.
V tomto návodu si ukážeme, jak tuto situaci řešit a jak získat i starší data z účtu Fio banky.
Ve svém internetovém bankovnictví v Nastavení kliknete na záložku API.
V části Tokeny si u příslušného tokenu (dříve vygenerovaného při párování transakcí s aplikací Zvládneme.cz) kliknete na ikonu zámku, tak aby zámek zůstal odemčený.
Tímto krokem jste provedli silnou autorizaci potřebnou pro stažení bankovních dat starších než 3 měsíce (90 dní).
Modul Měřáky slouží k evidenci a pravidelnému zaznamenávání odečtů u jednotlivých komodit, jako je voda, teplo, plyn nebo elektřina. Díky tomu můžete sledovat spotřebu u konkrétních nájemníků i jednotlivých nemovitostí, mít k dispozici historii měření a získat přehled o tom, zda spotřeba odpovídá běžným hodnotám.
Modul také umožňuje zaznamenat údaje o měřidlech, jako je výrobní číslo, EIC či EAN, paušální platby a další doplňující informace, které budete později potřebovat při vyúčtování nebo při řešení nesrovnalostí.
Tento návod vás provede kompletním postupem, jak měřáky zakládat, doplňovat jejich hodnoty a pracovat se souhrnným přehledem.
Založení měřáku
Měřáky se vytvářejí vždy na stránce příslušné nemovitosti.
Na stránce konkrétní nemovitosti přejdete na záložku Měřáky.
Zobrazí se nabídka Přidat nový měřák, vyberete si položku, ke které chcete měřák zadat: Studená voda, Teplá voda, Teplo, Plyn, Elektřina, Ostatní.
Potvrdíte OK.
Otevře se tabulka pro doplnění údajů k danému měřáku:
Položka zvolená v předchozím kroku.
Cena za jednotku – jednotková cena dané komodity, např. cena za 1 m³ pro vodu nebo cena za 1 kWh pro elektřinu.
Datum změřené hodnoty na měřáku.
Hodnota zjištěná na měřáku k danému datu.
Výrobní číslo měřidla.
Vyberete příslušného nájemníka.
Poznámka v případě potřeby.
Uložit.
Při vytváření měřáku pro plyn můžete navíc zadat mimo údajů výše i EIC a paušální platbu:
EIC – 16místný kód, který slouží k identifikaci odběrného místa plynu.
Paušální platba – pevná měsíční platba za dodávku plynu.
Při vytváření měřáku pro elektřinu můžete navíc zadat mimo údajů výše i EAN, paušální platbu, volbu 2 tarify a jistič:
EAN – 18místný kód, který slouží k identifikaci odběrného místa elektřiny.
Možnost zadat 2 tarify – pokud tuto možnost vyberete, zobrazí se vám druhá kolonka pro doplnění Ceny za jednotku u druhého tarifu.
Jistič – hodnota jističe.
Paušální platba – pevná měsíční platba za dodávku elektřiny.
Po uložení měřáku na stránce Nemovitosti se vám údaje zároveň uloží k zadanému nájemníkovi na jeho příslušné stránce → záložka Měřáky.
Přiřazení měřáků v záložce Finance na stránce Nájemníka
Na stránce Nájemníka v záložce Finance je přehled financí týkající se jak nájemníka, tak příslušné nemovitosti.
V přehledu Finance nájemníka si můžete zadat měřáky a jejich příslušné měsíční platby na zálohách. Zvolíte položku Zálohy na služby → Přidat měřák. Rozbalí se vám nabídka měřáků, které jste dříve vytvořili u příslušné nemovitosti.
Ke zvolenému měřáku zadáte výši zálohy na danou komoditu, kterou účtujete nájemníkovi. Nakonec potvrdíte dole modrým tlačítkem Uložit.
Rozdíl zobrazení měřáků v souhrnném seznamu a na stránce nemovitosti nebo nájemníka:
Modul Měřáky naleznete v horní liště menu pod záložkou Nástroje.
Zde naleznete jen souhrnný seznam měřáků přiřazených ke konkrétním nájemníkům. Měřáky se vytváří na stránce u konkrétní nemovitosti.
V souhrnném seznamu Měřáků v záložce Nástroje vidíte pouze jméno nájemníka a k jakým komoditám má přiřazené měřáky.
Políčka jsou označena barevně, podle stáří zadaných údajů u měřidel. Legenda barevného rozlišení je pod seznamem měřáků:
Samotné hodnoty zapsané u konkrétních měřáků naleznete na stránce příslušné Nemovitosti v záložce Měřáky – viz. výše.
Modul Měřákyvám umožní přehledně sledovat spotřebu energií a vody u jednotlivých nájemníků i nemovitostí. Díky pravidelným odečtům, doplnění údajů o měřidlech a barevnému rozlišení stáří záznamů máte spotřebu energií pod kontrolou a můžete snadno odhalit neobvyklé výkyvy, plánovat vyúčtování nebo včas reagovat na chyby či nesrovnalosti. Modul tak výrazně usnadňuje správu nákladů i komunikaci s nájemníky.
Pořízení nemovitosti na pronájem je spojeno nejen s její správou, ale často také s financováním prostřednictvím úvěru. Ne každá nemovitost je však úvěrem zatížena, a právě proto je důležité mít možnost přehledně evidovat ty případy, kde úvěr využíváte. Pro správné vyhodnocení investice je pak klíčové sledovat výši splátek, úrokové sazby, vývoj jistiny i to, zda příjmy z nájemného dlouhodobě pokrývají související náklady.
Po kliknutí na Úvěrová kalkulačka se vám zobrazí tabulka pro doplnění základních údajů o vašem úvěru. Zadáte výši úvěru, úrokovou míru, dobu splatnosti v letech a počet splátek v roce. Zadání potvrdíte tlačítkem Spočítat.
Zobrazí se vám přehledný graf a podrobná tabulka s vývojem splátek a umořování úvěru.
Jak úvěrovou kalkulačku využít při investičním rozhodování
Zjistíte, zda nájem pokryje splátku porovnáním:
měsíční nájemné mínus náklady (fond oprav, služby, rezervy),
versus
splátka hypotéky
Spočítáte si scénáře při změně sazby – úroky rostou i klesají. Díky kalkulačce si můžete vyzkoušet:
jaká bude splátka při růstu sazby o 1 %, 2 %, 3 %,
zda máte dostatečnou rezervu,
jak vás ovlivní refinancování.
Sledujete zůstatek úvěru a LTV: LTV = poměr výše úvěru k hodnotě nemovitosti. Je důležitý při refinancování i při pojištění.
Plánujete dlouhodobé cashflow: úvěr ovlivňuje dostupnou hotovost, rezervy, splátky i možnosti dalšího nákupu. Kalkulačka vám dá přehled, jak se úvěr chová v čase.
Úvěry
Modul Úvěry přináší jednoduchý a systematický způsob, jak sledovat úvěry spojené s jednotlivými nemovitostmi a spravovat jejich údaje bez nutnosti externích tabulek či složitých evidencí.
Modul Úvěry je potřeba nejdříve aktivovat:
Na úvodní stránce aplikace kliknete v horní liště menu na Nástroje.
Po aktivaci modulu se zobrazí stránka Úvěry, kde je souhrnný seznam úvěrů, seznam nemovitostí volných pro možnou zástavu a graf vývoje splátek a splacení úvěrů v čase.
Vytvoření úvěru
Úvěr vytvoříte přes tlačítko Přidat nový úvěr:
Doplníte základní údaje k úvěru: povinné je pouze pole Vaše označení, kde zadáte váš libovolný název úvěru. Ostatní položky lze zadat dle vašich potřeb.
V dalším sloupci si můžete zapsat název banky, kde úvěr čerpáte, nebo označit, zda je úvěr už splacený. Zde je povinné jen pole Počet splátek ročně.
Nemovitosti v zajištění – nemovitosti, které zajišťují úvěr. Používá se pro výpočet aktuální míry zajištění. Po kliknutí do šedého pole Vyberte nemovitosti zajišťující tento úvěr se zobrazí seznam vašich nemovitostí uložených v aplikaci. Po kliknutí na příslušnou nemovitost v seznamu ji přiřadíte k úvěru. Můžete zde také uvést informaci, že úvěr je zajištěn nemovitostí mimo aplikaci Zvládneme.cz.
Po vyplnění údajů nezapomeňte Uložit.
Důležité
Při vytváření úvěru a přiřazení nemovitosti v rámci Zvládneme.cz, musí mít daná nemovitost u sebe zadanou aktuální hodnotu.
Aktuální hodnota se zadává na stránce konkrétní Nemovitosti v záložce Základní info.
Tento návod vás provede základním nastavením aplikace Zvládneme.cz. Po jeho dokončení budete mít připravenou první nemovitost a nájemníka a budete mít přehled o dalších užitečných funkcích, které aplikace nabízí. Cílem je, aby aplikace Zvládneme.cz začala pracovat pro vás co nejdříve a s minimem ruční práce.
Jakmile budete mít tyto základní záznamy hotové, snadno navážete dalšími funkcemi od párování plateb a upomínek až po měřáky, úkoly nebo evidenci vybavení. Na konci článku najdete odkazy na všechny související návody, aby pro vás bylo jednoduché pokračovat tam, kde právě potřebujete.
1. Vytvoření první nemovitosti
V horním menu kliknete na Nemovitostia přejdete na Přidat nemovitost.
Pod tlačítkem Přidat nemovitost se rozbalí volby:
Doplníte Adresu či název nemovitosti – pole je povinné, případně zadáte další údaje a kliknete na Vytvořit nemovitost. Vytvořená nemovitost se vám zobrazí výše v seznamu nemovitostí. Kliknete na ní a můžete začít vyplňovat další údaje:
Základní info
Základní info je úvodní záložka nemovitosti, kde můžete přidat další doplňující informace k nemovitosti popsané níže:
Základní
Adresa či název – adresa vyplněná v předchozím kroku. Pod tímto názvem se vám zobrazuje nemovitost v systému (může být adresa nebo jen prosté pojmenování).
Město – slouží pro seřazení nemovitostí podle města v seznamech nemovitostí či pro filtrování ve statistikách.
Zařadit pod nemovitost – nemovitost můžete zařadit pod jinou nemovitost, např. jednotlivé byty pod činžovní dům.
Poznámka
Pojištění
Roční cena – částka, kolik ročně zaplatíte za pojištění nemovitosti. Tento náklad není propisován do systému jako náklad, slouží jen pro orientaci.
Číslo pojistky – číslo pojistné smlouvy. Hodí se mít po ruce při komunikaci s pojišťovnou.
Poznámka k pojistce
Ostatní
Kupní cena – kupní cena nemovitosti dle kupní smlouvy, hodnota může být použita pro výpočet účetních odpisů nemovitostí.
Aktuální hodnota – aktuální tržní hodnota nemovitosti, hodnota se používá pro výpočet zajištění úvěrů.
Datum pořízení – pole slouží jen pro statistiky v systému.
Subjekt pronajímatele – ten, který se propisuje do tiskových výstupů, případně slouží pro filtraci statistik. Edituje se v nastavení.
Archivovat nemovitost – nemovitost můžete archivovat a později obnovit, nebo ji můžete trvale smazat. Pro smazání je však nutné ji nejprve archivovat.
Technické info
Technické info je záložka, kde si můžete doplnit detailní technické informace o nemovitosti (doporučujeme vyplnit např. pro opakovanou inzerci):
Popis nemovitosti – textové pole pro doplnění různých poznámek.
Vlastnictví – vyberete z přednastavených možností (osobní, družstevní atd.).
Typ – druh nemovitosti (byt, dům, rekreační objekt, pozemek atd.).
Upřesnění – navázané na předchozí zadání typu nemovitosti (pokud je typ nemovitosti byt, zde zadáte dispozici bytu např. 1+kk,…).
Konstrukce budovy – cihlová, panelová atd.
Vytápění – elektrokotel, plynový kotel atd.
Výměra – rozloha nemovitosti v metrech čtverečních.
EIC kód – kód nemovitosti (odběrného místa) pro dodávky plynu, důležité znát pro přepis odběrného místa k jinému dodavateli plynu.
EAN kód – kód nemovitosti (odběrného místa) pro dodávky elektřiny, důležité znát pro přepis odběrného místa k jinému dodavateli elektřiny.
Podlaží – zde můžete zadat, v jakém podlaží je daný byt umístěn či kolik podlaží má daný dům.
Příslušenství – možnost zaškrtnout, zda byt má terasu, komoru atd.
Pravidelné náklady
Na této záložce Pravidelné náklady si můžete evidovat pravidelné náklady, které se vztahují k dané nemovitosti (nikoliv to, co je následně účtováno nájemci). V poli Typ nákladu si můžete zvolit, zda se jedná o:
Zálohu – energie, úklid, osvětlení, výtah.
Náklad – splátka úvěru, správa nemovitostí, pojištění, účetnictví a daň, provozní a ostatní náklady.
Nájemníka vytvoříte přes modré tlačítko Přidat nájemníka na záložce Základní info u konkrétní nemovitosti.
Zobrazí se vám stránka pro vyplnění základních údajů o nájemníkovi:
Pronajatá nemovitost – povinné pole, přiřadíte nájemníka ke konkrétní nemovitosti.
Jméno nájemníka – povinné pole.
Splatnost nájmu v období – vyberete z možností (zpětné, dopředné nájemné nebo v aktuálním období).
Splatnost – povinné pole, do kolikátého dne v měsíci má nájemník zaplatit nájem.
Počátek nájmu – povinné pole, k jakému datu začíná nájemní vztah dle smlouvy.
Trvání smlouvy – zvolíte, zda doba určitá či neurčitá.
Platnost smlouvy do – k jakému datu končí nájemní vztah dle smlouvy. Tato položka slouží pro upozorňování, že je potřeba smlouvu prodloužit.
Přidat nájemníka – nakonec vše potvrdit.
Po kliknutí na Přidat nájemníka se vám zobrazí podrobná stránka nájemníka, kde se zobrazí jako první záložka Finance.
Finance
Čisté nájemné – zadáte částku, která se rovná celkové měsíční platbě – zálohy na služby.
Zálohy na služby – zde si můžete libovolně přidávat řádky pro zadávání položek záloh (energie, další služby).
Nájemné (vč. služeb) – součet všech položek (čisté nájemné + zálohy na služby).
Počet osob užívající jednotku – počet osob užívající jednotku. Údaj např. pro rozúčtování služeb.
Možnost volby, zda chcete vygenerovat předpisy nájemného a od kdy se mají vygenerovat.
Uložit.
Dále můžete přejít na záložku Nastavení smlouvy, kde zadáte kontaktní informace k nájemníkovi a údaje o smlouvě. Nezapomeňte prosím vždy zadané údaje uložit přes modré tlačítko:
Nájemník
Jméno nájemníka – už předvyplněno z prvního kroku Přidat nájemníka, povinné pole
Nemovitost – už předvyplněno z prvního kroku Přidat nájemníka.
Variabilní symbol – pro přiřazení plateb k nájemníkovi.
Jistota – výše složené jistoty.
Poznámka k jistotě – doporučujeme si zde poznamenat, kolik je smluvená jistota (kauce), jak proběhla její úhrada či další podmínky, které se ji týkají.
Poznámka – prostor pro další poznámky.
Platnost smlouvy
Počátek nájmu (datum) – zadáte datum, k jakému datu začíná nájemní vztah dle smlouvy.
Trvání smlouvy – zvolíte, zda doba určitá či neurčitá.
Platnost smlouvy do – uvedete datum (smlouva určitá).
Splatnost nájemného
Splatnost nájmu v období – zvolíte z možností:
Dopředné nájemné – nájemce platí nájem předem za nadcházející období (např. nájem na únor hradí v lednu).
Nájem v aktuálním období – nájemce platí nájem v daném měsíci (např. nájem na únor hradí v průběhu února).
Zpětné nájemné – nájemce platí nájem v následujícím měsíci zpětně (např. nájem na únor hradí v březnu).
Splatnost – zvolíte, k jakému dni v měsíci by měl nájemník uhradit nájem. Slouží pro upozorňování v případě, že nájemník nezaplatil.
Pro zadání podrobných kontaktních údajů k nájemníkovi přejděte prosím na záložku Osoby.
Kliknete na Přidat fyzickou osobu a otevře se vám dialogové okno pro zadání kontaktních údajů k nájemníkovi nebo osobě, která užívá jednotku s nájemníkem:
Kromě základních kontaktních údajů můžete dále zadat:
Vztah – nájemník, podnájemce, manžel/ka, partner, dítě a další dle nabídky.
Možnost volby, zda posílat upomínky této osobě. Více o funkci Upomínky naleznete v tomto návodu.
Trvalá adresa a případně i korespondenční adresa, pokud se liší.
Uložit.
Po uložení se vrátíte do záložky Osoby, kde uvidíte seznam uložených osob. U vytvořené osoby kliknete na ikonu tužky, pro zadání dalších kontaktních údajů:
Otevře se opět dialogové okno pro doplnění kontaktních údajů, nyní navíc s odstavcem pro zadání e-mailové adresy, telefonního čísla, bankovního účtu a datové schránky.
Ukončit smlouvu
V případě ukončení smlouvy využijete tuto záložku pro zadání data skutečného konce smlouvy – ke kterému dni nájemní vztah reálně končí = nájemník se stěhuje pryč. Po vyplnění se nemovitost stane neobsazenou a je možné ji nově obsadit dalším nájemníkem.
Zaškrtávací pole Vytvořit úkoly ze šablony úkolů „Ukončení nájemní smlouvy“ se týká modulu Šablony úkolů, který si můžete aktivovat dle tohoto návodu. Pokud nemáte šablony úkolů aktivované, tato možnost se vám nezobrazí.
V záložce Soubory můžete nahrávat dokumenty k nájemníkovi, např. sken smlouvy.
Základní info
Záložka základní info vám ukazuje základní přehled o platbách nájemníka.
Stav účtu zobrazuje bilanci nájemníka. Do bilance se počítají pouze předpisy nájemného, které jsou po splatnosti. Pokud předpis nájemného ještě není po splatnosti, není částka z daného předpisu vnímána jako dluh.
Předpisy nájemného – vygenerovaný předpis plateb za zvolená období. Předpis určuje, jakou celkovou částku má nájemník zaplatit za daný měsíc. Přidáte-li příchozí platbu k nájemníkovi (např. přes zelené tlačítko), částka se přičte k nejstaršímu neuhrazenému předpisu. Předpisy nájemného se generují automaticky systémem vždy v určitý čas.
Přidat nedoplatek / přeplatek z vyúčtování – použijte v momentě, kdy chcete vytvořit mimořádný předpis na základě dluhu z vyúčtování. Nejčastěji se používá při ročním vyúčtování zálohových služeb či při konci nájemníka.
Vygenerovat -předpisy se generují automaticky, ale pokud chcete, můžete si takto předpisy vygenerovat na další období (např. měsíce) sami.
⚠Pozor při zakládání nového nájemníka je potřeba ručně zadat jistinu do předpisů. Učiníte tak přes tlačítko Přidat nedoplatek / přeplatek z vyúčtování.
Následně se zobrazí okno pro zadání údajů:
Označení – napíšete Jistina, textové pole je povinné.
Počátek období – datum stejné jako splatnost.
Splatnost – datum, kdy byla jistina uhrazena, pole je povinné.
Poznámka – prostor pro vaší poznámku, např. způsob úhrady jistiny.
Nedoplatek/přeplatek – zde uvedete výši jistiny.
Uložit.
Stejným způsobem můžete přidat jakoukoliv nepravidelnou platbu. např. zničení majetku, nedoplatek z vyúčtování, přeplatek (zadáváte s mínusem), atd.
Další způsob přidání nájemníka
Nájemníka můžete vytvořit jak na stránce nemovitosti (viz výše tlačítko Přidat nájemníka), tak na samotné stránce Nájemníci, kterou naleznete v horním menu. Po kliknutí na Nájemníci se vám zobrazí souhrnný seznam nájemníků. V horní části je tlačítko Přidat nájemníka.
3. Další nástroje a doporučené moduly
Při plném využití funkcí získáte lepší kontrolu nad správou pronájmů, minimalizujete chyby a máte jistotu, že na žádnou důležitou povinnost nezapomenete.
Doporučujeme Vám si postupně projít další funkce a nástroje v aplikaci:
Úkoly a poznámky slouží k předávání informací a zadávání práce v rámci týmu. Umožňuje vytvářet úkoly, připojovat k nim dokumenty, určovat odpovědné uživatele a sledovat průběh komunikace přímo u konkrétní nemovitosti nebo nájemníka. Díky modulu Úkoly a poznámky nemusíte hledat e-maily ani papíry, vše je ihned přehledné a dostupné. Návod pro práci s Úkoly a poznámkami naleznete zde.
Další Nástroje – Statistiky, Úvěrová kalkulačka, Export, Měřáky, Rozšíření.
V záložce Rozšířenínajdete doplňkové nástroje, které vám výrazně usnadní každodenní práci. Pro většinu funkci či modulů máme připravený samostatný návod:
Modul Úkoly a poznámky slouží k předávání informací a zadávání práce v rámci týmu. Umožňuje vytvářet úkoly, připojovat k nim dokumenty, určovat odpovědné uživatele a sledovat průběh komunikace přímo u konkrétní nemovitosti nebo nájemníka.
U každé nemovitosti nebo nájemníka je k dispozici společný chat, ve kterém můžete sdílet informace, diskutovat či jen sledovat průběh řešení a vše mít přehledně na jednom místě. Celý tým pracuje efektivněji, bez zbytečného chaosu a ztrát informací.
Úkoly lze vytvářet ručně, nebo využít automatizované šablony úkolů. Aplikace pak automaticky vygeneruje celý balíček úkolů ke zvolené akci a přiřadí je odpovědným uživatelům. Více o práci se šablonami úkolů najdete v samostatném článku zde. V tomto návodu si ukážeme, jak pracovat se samostatnými úkoly a poznámkami.
Rozdíl mezi úkoly a poznámkami
Úkoly a poznámky jsou velmi podobné prvky aplikaci, ale každý slouží k jinému účelu. Úkol na rozdíl od poznámky má u sebe zaškrtávací pole, které indikuje, zda je úkol splněný či uzavřený anebo zda vyžaduje stále vaši pozornost.
Poznámka slouží k uložení textové informace, komentáře nebo sdílení detailu, který chcete mít u dané nemovitosti či nájemníka zaznamenaný.
Vytvoření úkolu
Nejrychlejší způsob, jak vytvořit úkol či poznámku je přes modré tlačítko Poznámka / úkol v levém panelu. Po kliknutí na Poznámka / úkol (Potřebuji si něco poznamenat) se otevře nové okno pro vyplnění údajů k úkolu:
Úkoly si můžete přidávat k nemovitostem či nájemníkům.
V dialogovém okně vyberete, ke které nemovitosti a kterému nájemníkovi se poznámka vztahuje (můžete vyplnit jednu nebo obě možnosti, podle vašich potřeb). Dále nastavíte datum, zvolíte typ záznamu (úkol a termín pro jeho vyřešení – toto poznámka nemá) a vyplníte předmět / krátký text.
Přiřadit uživateli (další rozdíl oproti poznámce), zde můžete zadat uživatele, kterému je zadání úkolu určené.
Pokud chcete na úkol upozornit také jiného uživatele, můžete jej přidat do pole Upozornit uživatele.
Úkol můžete uložit dvěma způsoby:
Vytvořit a zavřít okno – úkol se uloží bez dalších úprav.
Vytvořit a přejít na detail – otevře se detail úkolu, kde můžete dále přidat komentáře, nahrát soubory a doplnit další upozornění pro uživatele.
Detail úkolu
Vidíte, pro jakého nájemníka / nemovitost jeúkol přiřazený.
Vidíte, jakému uživateli je přiřazeno splnění úkolu a termín pro dokončení úkolu.
Pole pro doplnění textu/komentáře úkolu.
Možnost přidat dalšího uživatele do vlákna.
Možnost pro přidat nový komentář k úkolu.
Možnost nahrát soubory k úkolu.
Možnost přestat sledovat tuto diskusi.
Možnost si v modrém čtverečku “odškrtnout” splnění úkolu.
Vytvoření poznámky
Poznámku můžete vytvořit stejně jako úkol v levém panelu přes modré tlačítko Poznámka / úkol. Po kliknutí na Poznámka / úkol (Potřebuji si něco poznamenat) se otevře nové okno pro vyplnění údajů k poznámce:
V dialogovém okně vyberete, ke které nemovitosti a kterému nájemníkovi se poznámka vztahuje (můžete vyplnit jednu nebo obě možnosti, podle vašich potřeb). Dále nastavíte datum, zvolíte typ záznamu (poznámka) a vyplníte předmět / krátký text.
Pokud chcete poznámkou upozornit také jiného uživatele, můžete jej přidat do pole Upozornit uživatele.
Poznámku můžete uložit dvěma způsoby:
Vytvořit a zavřít okno – poznámka se uloží bez dalších úprav.
Vytvořit a přejít na detail – otevře se detail poznámky, kde můžete dále přidat komentáře, nahrát soubory a doplnit další upozornění pro uživatele.
Detail poznámky
Vidíte, pro jakého nájemníka / nemovitost je poznámka přiřazena.
Pole pro doplnění textu/komentáře poznámky.
Možnost přidat dalšího uživatele do vlákna.
Možnost pro přidat nový komentář k poznámce.
Možnost nahrát soubory k poznámce.
Možnost přestat sledovat tuto diskusi.
Úkoly a poznámky lze přidávat také na příslušné stránce nemovitosti či nájemníka
Postup je téměř stejný jako popsaný výše, jen s malým usnadněním.
Po kliknutí v levém panelu na modré tlačítko Poznámka/úkol se vám zobrazí výše zmiňované okno pro zadání údajů k poznámce či úkolu, ovšem máte nabídnuto Předvyplnit “Jméno nemovitosti” nebo Předvyplnit “Jméno nájemníka”. Díky tomu nemusíte vyhledávat v seznamu vašich nemovitostí či nájemníků a rychle tak zadat potřebný údaj.
K dispozici máte i souhrn existujících úkolů a poznámek, který naleznete na:
stránce s úkoly či poznámkami:
I zde můžete přidávat úkoly či poznámky. Postup při vytváření úkolu nebo poznámky je stejný jako výše popsaný. Po kliknutí na Přidat úkol / poznámku se otevře nové okno pro vyplnění údajů, které je totožné jako popsané výše u vytvoření úkolu nebo poznámky prostřednictvím modrého tlačítka v levém panelu.
příslušné stránce nemovitosti / nájemníka, kterým byly přiřazeny:
Modul Úkoly a poznámky vám umožní mít pořádek ve všech úkolech a informacích spojených s nemovitostmi či nájemníky. Díky tomu nemusíte složitě pátrat v e-mailech nebo externích nástrojích a všechny souvislosti máte vždy po ruce.
Pokud chcete práci ještě více zautomatizovat, doporučujeme se podívat na šablony úkolů, které umí vytvářet celé sady úkolů k vybraným situacím. Návod najdete v článku Šablony úkolů.
Pokud si nevíte rady nebo se něco nepovedlo, neváhejte nám napsat na info@zvladneme.cz.
Modul Vybavení umožňuje evidovat nejen majetek v nemovitosti (např. nábytek), ale také související vybavení a technické prvky (např. komín, včetně hlídání jeho revizí).
Položky vybavení můžete vytvářet samostatně přímo v modulu nebo v rámci konkrétní nemovitosti, ke které vybavení náleží.
Modul Vybavenínaleznete v horní liště menu pod záložkou Nástroje po jeho aktivaci.
Aktivace modulu Vybavení
Než začnete modul Vybavenípoužívat je potřeba ho nejdříve aktivovat:
Na úvodní stránce aplikace přejděte v horní liště menu na Nástroje.
V seznamu modulů najděte položku Vybavení a klikněte na Aktivovat.
Po aktivaci se zobrazí souhrnný seznam vybavení za všechny nemovitosti, který naleznete v horní liště menu pod záložkou Nástroje → Vybavení.
Pod seznamem vybavení naleznete tlačítko Přidat novou položku.
Vytvoření nové položky vybavení
Po kliknutí na tlačítko Přidat novou položku se zobrazí stránka Vytvořit nové vybavení.
Jméno – napíšete název pořízeného vybavení, např. sporák. Pole je povinné.
Nemovitost – vyberete ze seznamu nemovitostí, kde je vybavení umístěné.
Popis – můžete přidat popis vybavení, např. plynový.
Množství
Pořizovací cena vybavení.
Datum příští revize – pokud to dané vybavení vyžaduje.
Provádět revizi každých X měsíců – pokud to dané vybavení vyžaduje, v opačném případě nastavíte 0.
Archivovaný – toto označeníslouží jako štítek vyřazeného vybavení.
Uložit.
Po uložení se vám pod tabulkou zobrazí možnost nahrát k vybavení soubory, např. faktura, případně později revizní zpráva, apod.
Vybavení je přiřazené ke konkrétní nemovitosti. Naleznete ho na stránce nemovitosti v záložce Vybavení.
I zde můžete přidat novou položku vybavení. Po kliknutí na Přidat novou položku se otevře stejná stránka Vytvořit nové vybavení jako výše popsaná. Postup vytvoření je pak totožný.
Modul Vybavení vám pomůže udržet přehled o všech zařízeních v nemovitostech, včetně jejich revizí, dokumentace i pořizovacích údajů.
Pokud si nevíte rady nebo se něco nepovedlo, neváhejte nám napsat na info@zvladneme.cz.
Ve Zvládneme.cz si můžete nastavit několik rozšiřujících funkcí pro svou online správu pronájmů. Jeden z doplňkových modulů je vytváření a rozesílání SMS upomínek.
Modul Upomínky umožňuje automaticky upozorňovat nájemníky na blížící se splatnost nájemného, dlužné částky nebo konec platnosti nájemní smlouvy.
V tomto návodu se naučíte modul aktivovat a správně nastavit plán upomínek.
1. Aktivace funkce
Než začnete upomínky nastavovat, je potřeba nejprve aktivovat příslušný modul:
Na úvodní stránce aplikace kliknete v horní liště menu na Nástroje.
V seznamu modulů najdete položku Upomínky a kliknete na Aktivovat.
Po aktivaci se otevře samotné nastavení modulu Upomínky → plán upomínek akliknete na Přidat nový plán upomínek.
2. Vytvoření nového plánu upomínek
Při vytváření nového plánu je potřeba nejprve určit, pro jakou situaci se mají upomínky používat. Aplikace nabízí dvě možnosti:
a) Splatnost nájemného – upomínky se odesílají před nebo po splatnosti nájemného, např. připomínka před splatností nebo upomínka po splatnosti apod.
b) Konec platnosti nájemní smlouvy – upomínky upozorňují na to, že se blíží konec smlouvy (např. 30 dní předem).
Teprve po výběru typu se zobrazí celé nastavení.
3. Nastavení plánu upomínek
Po výběru typu plánu (např. Splatnost nájemného) se zobrazí formulář, který obsahuje následující části. ⚠Pozor pole označená červenou hvězdičkou jsou povinná. Aplikace neumožní uložit plán, pokud nejsou vyplněná.
Vaše označení plánu – název plánu slouží jen pro váš přehled (např. „Nájemné po splatnosti / 1. upomínka“). Text lze upravit.
Aktivní – můžete si zvolit, zda tato upomínka bude ihned aktivní (spuštěna) či nikoli. Kontrolu pak provedete v Plánu upomínek. Zde pak můžete opakovaně aktivovat (spouštět) či pozastavovat definované upomínky, případně je i smazat.
Způsob odeslání – povinné pole. Upomínky lze nyní odesílat pouze přes SMS. Emaily nejsou v této verzi aplikace dostupné. Na jejich zavedení pracujeme a plánujeme je v nové verzi aplikace.
Načasování a podmínky odeslání – povinné pole. Zde určujete, kdy má aplikace upomínku odeslat. Například při blížícím se termínu splatnosti nájemného (= vždy) nebo při vymáhání dlužného nájemného po splatnosti (= při záporném zůstatku).
Odeslání zpráv – nastavujete si, jakým způsobem bude SMS odeslaná: a) Manuálně s expirací za X dnů, b) Automaticky v preferovaný čas.
Zpráva – napíšete text SMS zprávy. Můžete vložit proměnné Splatnost a Aktuální stav kreditu. Proměnné se vloží kliknutím na odkaz pod textovým polem. Najetím šipkou na „? Jak fungují proměnné“ se zobrazí nápověda.
Příjemci: Nájemníci – zvolíte, komu se mají upomínky odesílat— buď všem aktivním nájemníkům, nebo jen vybraným osobám. Ty, kterým upozornění posílat nechcete, můžete snadno vyloučit. Nově lze odesílat upomínky všem uloženým kontaktům, včetně společných osob v domácnosti nebo dalším kontaktním osobám uvedených u nájemníka. Pole je volitelné, plán můžete uložit i bez výběru příjemců.
Zvolíte, zda se plán upomínek bude posílat všem aktivním nájemníkům Všichni aktivní anebo jen vybraným kontaktům Jen vybraní.
Pokud zvolíte možnost Všichni aktivní, můžete dále vybrat jednotlivé kontakty, kterým upomínky posílat nechcete – vyberete je v poli Vyloučené kontakty.
V tomto kroku si vyberete, zda zprávu poslat Vždy jen prvnímu uloženému kontaktu nebo Všem uloženým kontaktům.
Uložit nastavení.
Druhá možnost nastavení Příjemců:
Zvolíte, zda se plán upomínek bude posílat všem aktivním nájemníkům Všichni aktivní anebo jen vybraným kontaktům Jen vybraní.
Pokud zvolíte možnost Jen vybraní, vyberete si v poli Zahrnuté kontakty právě kontakty, kterým upomínky posílat chcete.
V tomto kroku si vyberete, zda zprávu poslat Vždy jen prvnímu uloženému kontaktu nebo Všem uloženým kontaktům.
Uložit nastavení.
Uložit – po uložení bude aplikace odesílat upomínky podle vašeho nastavení.
Aktivace / pozastavení / smazání upomínky
Kliknutím na tlačítko “play” aktivujete / spustíte plán upomínky
Kliknutím na tlačítko “pauza” pozastavíte plán upomínky
Kliknutím na tlačítko “popelnice” smažete plán upomínky
4. Zprávy k odeslání
V záložce Zprávy k odeslání naleznete seznam SMS zpráv – upomínek připravených k manuálnímu odeslání, které jste si nastavili v Plánu upomínek.
Jméno úkolu – název situace, pro kterou byl plán upomínek vytvořený.
Plán upomínek vyvolaný pro – jméno kontaktu, pro kterého byl plán upomínek vytvořený.
Příjemce – telefonní číslo příjemce.
Vyvoláno – kdy byl plán upomínek vyvolaný.
Možnosti, co s upomínkou udělat: Odeslat zprávu / Upravit / Zahodit.
5. Nastavení
V aplikaci Zvládneme.cz můžete odesílat upomínky prostřednictvím SMS zprávy dvěma způsoby:
Přenos zpráv přes SMS bránu Zvládneme.cz – bezplatné odesílání SMS v rámci placeného tarifu, nemusíte se nikde registrovat, jednodušší nastavení.
Zvolíte SMS brána Zvládneme.cz.
Denní limit – pole nelze měnit. Ukazuje denní limit pro počet odeslaných zpráv. V případě potřeby kontaktujte podporu.
Odeslat následující den – vyberete, pokud chcete využívat tuto funkci pro případ, když není možné odeslat zprávu díky dennímu limitu. Zpráva pak bude odeslaná následující den v čas, kdy měla být původně odeslaná.
Měsíční limit – pole nelze měnit. Ukazuje měsíční limit pro počet odeslaných zpráv. V případě potřeby kontaktujte podporu.
Odeslání následující měsíc – vyberete, pokud chcete využívat tuto funkci pro případ, když není možné odeslat zprávu díky měsíčnímu limitu. Zpráva pak bude odeslaná následující měsíc v čas, kdy měla být původně odeslaná.
Zachovávat diakritiku – ⚠Pozor, pokud tuto volbu zaškrtnete, ponechaná diakritika zkracuje počet disponibilních znaků pro SMS zprávu. Cena za odeslání může být vyšší u placených způsobů rozesílání.
Povolené mezinárodní předvolby – pole nelze měnit, přednastavená pouze předvolba 420.
Uložit.
Přenos zpráv přes smsbrana.cz– tato možnost je určena uživatelům, kteří mají vlastní účet u smsbrana.cz a je zpoplatněna dle ceníku této služby.
Kroky 1 (zde zvolíte smsbrana.cz) až 6 jsou totožné jako u nastavení SMS brány Zvládneme.cz, jen krok 7 je odlišný:
7. Nastavení pro smsbrana.cz – zde vyplníte údaje ze svého účtu registrovaného na smsbrana.cz:
vaše přihlašovací jméno na smsbrana.cz
vaše heslo do smsbrana.cz
doručenka – volitelně
ID odesílatele – ID schváleného odesílatele z smsbrana.cz. Toto nastavení má přednost před telefonem odesílatele. Pokud je ID vyplněno, telefon odesílatele se nepoužije.
telefon odesílatele – číslo odesílatele v národním nebo mezinárodním formátu, číslo může být formátované pomocí mezer, např. 123456789 nebo +420 123 456 789. Číslo musí být mezi schválenými odesílateli na smsbrana.cz.
e-mail pro odpovědi
doručovací e-mail
8. Uložit.
6. Log zpráv
Záložka Log zpráv slouží jako historie všech upomínek, které aplikace vytvořila na základě nastavených plánů upomínek. Najdete zde přehled o tom, které upomínky byly vygenerovány, komu byly určeny, kdy se měly odeslat a v jakém jsou stavu.
Plán upomínek vyvolaný pro – zobrazuje jméno příjemce, pro kterého byl plán upomínek vyvolaný.
Příjemce – telefonní číslo příjemce, kterému byla nebo bude upomínka odeslaná.
Text – nastavená zpráva včetně proměnných.
Stav – aktuální stav plánu upomínky: Odesláno / Zrušený / Čekající na odeslání / Naplánované / Expirovaný / Nepovedlo se doručit.
Odesláno – datum a čas, kdy byla SMS skutečně odeslaná.
Vyvoláno – datum, kdy aplikace upomínku vytvořila podle nastavených podmínek (např. 5 dní po splatnosti nebo 5 dní před splatností).
Pokud si nevíte rady nebo se něco nepovedlo, neváhejte nám napsat na info@zvladneme.cz.
V tomto návodu se krok za krokem naučíte, jak si ve Zvládneme.cz aktivovat funkci Párování plateb s bankou, napojit bankovní účet a připravit systém pro automatické načítání transakcí.
Doporučení k používání bankovního účtu
Pro párování plateb doporučujeme používat samostatný bankovní účet určený pouze pro příjem nájmů. Díky tomu můžete účet bez obav napojit na systém a zajistíte, že se budou platby správně propisovat.
Pokud by na účet chodily i jiné platby, můžete je po propsání do systému jednoduše označit jako zamítnuté. Pokud byste ale nastavili vlastní filtry či omezení, mimo náš doporučený postup napojení, může dojít k chybám v propojení a některé platby se nemusí správně zobrazit v aplikaci.
Aktivace funkce párování plateb
Než začnete napojovat konkrétní banku, je potřeba nejdříve aktivovat samotný modul Párování plateb s bankou:
V horní liště menu otevřete Nástroje.
Vyberete Rozšíření a v seznamu modulů najdete položku Párování plateb s bankou, které je hned nahoře.
Kliknete na Aktivovat.
Nastavení propojení bankovního účtu
V otevřeném nastavení kliknete na Vytvořit nový bankovní účet.
2. Vyberete si svou banku ze seznamu.
3. Klikněte na Další.
Tímto krokem se přesunete k samotnému napojení aplikace na váš bankovní účet.
V nastavení napojení naleznete odkaz Zobrazit nápovědu, co a jak nastavit v internet bance → otevře se vám článek na blogu Zvládneme.cz, kde najdete konkrétní postup pro vaší zvolenou banku krok za krokem.
Dále zadáte název vašeho napojení a číslo účtu, nakonec Uložit.
Toto rozšíření významně pomáhá držet proces správy nemovitostí tím, že při určitých úkonech vytvoří automaticky úkol, který může rovnou přiřadit i konkrétnímu uživateli.
Úkoly lze navázat na následující události:
Vytvoření nového nájemníka
Ukončení nájemní smlouvy
Blížící se konec nájemní smlouvy
Vytvoření nové nemovitosti
Archivace nemovitosti
Nevytvářet automaticky
Aktivace modulu Šablony úkolů
Na úvodní stránce aplikace přejdete v horní liště menu na Nástroje.
Po aktivaci se zobrazí stránka Šablon úkolů, kde je seznam všech nastavených šablon. Při dalším používání aplikace naleznete Šablony úkolů v horní liště menu Úkoly a poznámky → Šablony úkolů.
Pod seznamem šablon naleznete tlačítko Přidat novou šablonu.
Vytvoření nové šablony
Po kliknutí na tlačítko Přidat novou šablonu se zobrazí seznam událostí, na které lze danou šablonu úkolů navázat.
Vytvořit seznam úkolů při této akci – vyberete si vámi požadovanou.
Název šablony úkolů – zde si můžete upravit název šablony. Pokud žádný název neuvedete, šablona se vytvoří s přednastaveným názvem podle vašeho výběru (např. Vytvoření nového nájemníka).
Uložit.
Po vytvoření požadovaných šablon můžete začít s vytvářením úkolů do příslušných šablon.
V seznamu šablon úkolů si vyberete příslušnou šablonu, začneme s Vytvoření nového nájemníka a kliknete na ní. Pod seznamem šablon se zobrazí tlačítko Přidat úkol.
Přidání úkolu
Po klinutí na tlačítko Přidat úkol se vám zobrazí okno:
Název úkolu – vyplníte podle nadřazené šablony, např. Přepsat energie na nájemce.
Textové pole pro poznámky.
Přiřadit uživateli – zde můžete vybrat uživatele, který bude úkol plnit. Zvolenému uživateli přijde notifikace o přiřazení úkolu do e-mailu.
Termín (ve dnech) – termín pro splnění úkolu.
Uložit.
Popis a praktické využití
Pro šablonu úkolů Vytvoření nového nájemníka se typicky mohou hodit úkoly jako:
Přepsat energie na nájemce.
Naskenovat nájemní smlouvu.
Nahrát podklady na sdílený disk/do Zvládneme.
Úkol či sada úkolů se vytvoří v okamžiku vytvoření nového nájemníka.
Na stránce pro vytvoření nájemníka lze manuálně rozhodnout, zdali se v konkrétním případě sada úkolů vytvoří či nikoliv.
Pro šablonu úkolů Ukončení nájemní smlouvy se typicky mohou hodit úkoly jako:
Přepsat energie zpět na majitele.
Vyúčtovat služby (energie) při skončení nájmu.
Zadat nemovitost do inzerce.
Úkol či sada úkolů se vytvoří v okamžiku ukončení smlouvy nájemníka (tj. záložka „Ukončit smlouvu“ u nájemce).
Na stránce pro ukončení nájemníka lze manuálně rozhodnout, zdali v konkrétním případě se sada úkolů vytvoří či nikoliv:
Pro šablonu úkolů Blížící se konec nájemní smlouvy se typicky mohou hodit úkoly jako:
Kontaktovat nájemce a domluvit se na prodloužení smlouvy.
Úkol či sada úkolů se vytvoří v den, který si zvolíte, a to před konečným datem nájemní smlouvy (u doby určité), např. 30 dnů před termínem ukončení.
Pro šablonu úkolů Vytvoření nové nemovitosti se typicky mohou hodit úkoly jako:
Pojistit novou nemovitost.
Vyplnit kolonky technické specifikace.
Spustit inzerci.
Úkol či sada úkolů se vytvoří při vytvoření nové nemovitosti.
Ve formuláři na vytvoření nemovitosti je možno vytvoření sady úkolů manuálně přeskočit tak, že u Vytvořit úkoly ze Šablony úkolů “Vytvoření nemovitosti” odkliknete čtvereček, aby nebyl aktivní:
Pro šablonu úkolů Archivace nemovitosti se typicky mohou hodit úkoly jako:
Ukončit pojistnou smlouvu.
Nahlásit změnu vlastníka na SVJ.
Úkol či sada úkolů se vytvoří při archivaci nemovitosti.
Pro šablonu úkolů Nevytvářet automaticky se typicky mohou hodit úkoly jako:
Valorizovat nájemné.
Provést návštěvu bytu.
Tato šablona je speciální typ události, kdy se jedná o úkoly, které můžete vytvořit manuálně v určitý moment.
Zejména se to hodí v situacích, kdy chcete delegovat úkoly jiným osobám a nechcete stále psát ty stejné texty a úkoly.
U Vytvořit nový seznam úkolů rozkliknete rozbalovací šipku vyberete Nevytvářet automaticky.
Vytvořit.
Pokud potřebujete vytvářet i jednotlivé operativní úkoly mimo šablony, doporučujeme se podívat také na návodJak nastavit Úkoly a poznámky, kde najdete podrobný postup pro zakládání samostatných úkolů či poznámek a jejich správu.
Pokud si nevíte rady nebo se něco nepovedlo, neváhejte nám napsat na info@zvladneme.cz.
Používáte-li automatické párování plateb, může občas nastat situace, že platbu nedohledáte u požadovaného nájemce nebo nemovitosti. Jak v takovém případě postupovat, popíšeme v tomto článku.
Předpoklady situace
Máte aktivní párování plateb s bankou – ať už přes API (přímé propojení s bankou) nebo přes e-maily.
U nájemce nebo nemovitosti chybí platba, kterou tam očekáváte a máte ji na výpisu ve své bance.
2) Zde dohledejte pomocí přepínače data příslušné časové období:
3) Odpárujte příslušnou platbu:
4) Přejděte na záložku Nespárované převody, kde platbu již správně přiřaďte.
Pro zamítnuté platby je postup analogický.
Co když platbu nenajdeme?
Pokud jste nenašli platbu výše uvedeným způsobem, pak mohlo dojít k těmto situacím:
Párování plateb přes e-maily – e-mailová notifikace o platbě nám z banky vůbec nedorazila nebo ji aplikace nezvládla zpracovat. Bohužel e-mail není 100% spolehlivá technologie a výjimečně se to může stát. Rovněž pokud banky změní podobu notifikačních e-mailů o platbách, musíme na naší straně reagovat dodatečnou opravou. Vždy tak reagujeme až zpětně a některé platby mohou tímto způsobem propadnout.
Párování plateb přes API – pokud se to stalo, napište nám prosím na info@zvladneme.cz a pošlete nám specifikaci, jaká platba unikla. Prověříme to.
Pokud dohledáváte platbu, která je starší než 45 dnů ode dnešního dne a zároveň byla původně zamítnutá, bude už pravděpodobně smazaná. Aplikace sama maže zamítnuté platby, aby neměla uložená data, která nutně nepotřebuje.
V každém případě doporučujeme platbu zadat do aplikace ručně přes zelené tlačítko, aby Vám nechyběla:
Pokud si nevíte rady nebo se něco nepovedlo, neváhejte nám napsat na info@zvladneme.cz.
