Blog Zvládneme.cz

Modul Vybavení umožňuje evidovat nejen majetek v nemovitosti (např. nábytek), ale také související vybavení a technické prvky (např. komín včetně hlídání jeho revizí).  

Položky vybavení můžete vytvářet samostatně přímo v modulu nebo v rámci konkrétní nemovitosti, ke které vybavení náleží.  

Modul Vybavení naleznete v horní liště menu pod záložkou Nástroje 
po jeho aktivaci.  

Aktivace modulu Vybavení 

Než začnete modul Vybavení používat je potřeba ho nejdříve aktivovat: 

1. Na úvodní stránce aplikace přejděte v horní liště menu na Nástroje. 
2. Vyberte Rozšíření. 
3. V seznamu modulů najděte položku Vybavení a klikněte na Aktivovat.   

Po aktivaci se zobrazí souhrnný seznam vybavení za všechny
nemovitosti, který naleznete v horní liště menu pod záložkou Nástroje – Vybavení. 

Pod seznamem vybavení naleznete tlačítko Přidat novou položku. 

Vytvoření nové položky vybavení 

Po kliknutí na tlačítko Přidat novou položku se zobrazí stránka 
Vytvořit nové vybavení. 

1. Jméno – napíšete název pořízeného vybavení, např. sporák. Pole je povinné. 
2. Nemovitost – vyberete ze seznamu nemovitostí, kde je vybavení umístěné.
3. Popis – můžete přidat popis vybavení, např. plynový. 
4. Množství 
5. Pořizovací cena vybavení. 
6. Datum příští revize – pokud to dané vybavení vyžaduje. 
7. Provádět revizi každých X měsíců – pokud to dané vybavení vyžaduje, v opačném případě nastavíte 0. 
8. Archivovaný – toto označení slouží jako štítek vyřazeného vybavení. 
9. Uložit.  

Po uložení se vám pod tabulkou zobrazí možnost nahrát k vybavení soubory, např. faktura, případně později revizní zpráva, apod. 

Vybavení je přiřazené ke konkrétní nemovitosti. Naleznete ho na stránce nemovitosti v záložce Vybavení.  

I zde můžete přidat novou položku vybavení. Po kliknutí na Přidat novou položku se otevře stejná stránka Vytvořit nové vybavení jako výše popsaná. Postup vytvoření je pak totožný.  

Modul Vybavení vám pomůže udržet přehled o všech zařízeních v nemovitostech, včetně jejich revizí, dokumentace i pořizovacích údajů. 

Ve Zvládneme.cz si můžete nastavit několik rozšiřujících funkcí pro svou online správu pronájmů. Jeden z doplňkových modulů je vytváření a rozesílání SMS upomínek. 

Modul Upomínky umožňuje automaticky upozorňovat nájemníky na blížící se splatnost nájemného, dlužné částky nebo konec platnosti
nájemní smlouvy. 

V tomto návodu se naučíte modul aktivovat a správně nastavit plán upomínek. 

1. Aktivace funkce 

Než začnete upomínky nastavovat, je potřeba nejprve aktivovat
příslušný modul: 

1. Na úvodní stránce aplikace klikněte v horní liště menu na Nástroje. 
2. Vyberte Rozšíření. 
3. V seznamu modulů najděte položku Upomínky a klikněte
   na Aktivovat.  

Po aktivaci se otevře samotné nastavení modulu Upomínky – plán upomínek a kliknete na Přidat nový plán upomínek. 

2. Vytvoření nového plánu upomínek 

Při vytváření nového plánu je potřeba nejprve určit, pro jakou situaci se mají upomínky používat. Systém nabízí dvě možnosti: 

a) Splatnost nájemného – upomínky se odesílají před nebo po splatnosti nájemného, např. připomínka před splatností nebo upomínka
po splatnosti apod. 

b) Konec platnosti nájemní smlouvy – upomínky upozorňují na to,
že se blíží konec smlouvy (např. 30 dní předem). 

Teprve po výběru typu se zobrazí celé nastavení. 

3. Nastavení plánu upomínek 

Po výběru typu plánu (např. Splatnost nájemného) se zobrazí formulář, který obsahuje následující části. 
⚠Pozor pole označená červenou hvězdičkou jsou povinná.  Aplikace neumožní uložit plán, pokud nejsou vyplněná. 

1. Vaše označení plánu – název plánu slouží jen pro váš přehled
   (např. „Nájemné po splatnosti / 1. upomínka“). Text lze upravit. 
2. Aktivní – můžete si zvolit, zda tato upomínka bude ihned aktivní (spuštěna) či nikoli. Kontrolu pak provedete v Plánu upomínek. Zde pak můžete opakovaně aktivovat (spouštět) či pozastavovat definované upomínky, případně je i smazat.
3. Způsob odeslání – povinné pole. Upomínky lze nyní odesílat pouze přes SMS. Emaily nejsou v této verzi aplikace dostupné. Na jejich zavedení pracujeme a plánujeme je v nové verzi aplikace. 
4. Načasování a podmínky odeslání – povinné pole. Zde určujete, kdy má systém upomínku odeslat. Například při blížícím se termínu splatnosti nájemného (= vždy) nebo při vymáhání dlužného nájemného po splatnosti (= při záporném zůstatku).
5. Odeslání zpráv – nastavujete si, jakým způsobem bude SMS odeslaná: 
   a) Manuálně s expirací za X dnů,
   b) Automaticky v preferovaný čas.
6. Zpráva – napíšete text SMS zprávy. Můžete vložit proměnné Splatnost a Aktuální stav kreditu. Proměnné se vloží kliknutím na odkaz pod textovým polem. Najetím šipkou na „? Jak fungují proměnné“ se zobrazí nápověda. 
7. Příjemci: Nájemníci – zvolíte, komu se mají upomínky odesílat— buď všem aktivním nájemníkům, nebo jen vybraným osobám. Ty, kterým upozornění posílat nechcete, můžete snadno vyloučit. Nově lze odesílat upomínky všem uloženým kontaktům, včetně společných osob 
   v domácnosti nebo dalším kontaktním osobám uvedených u nájemníka. Pole je volitelné, plán můžete uložit i bez výběru příjemců.

1. Zvolíte, zda se plán upomínek bude posílat všem aktivním nájemníkům Všichni aktivní anebo jen vybraným kontaktům Jen vybraní. 
2. Pokud zvolíte možnost Všichni aktivní, můžete dále vybrat jednotlivé kontakty, kterým upomínky posílat nechcete – vyberete je v poli 
   Vyloučené kontakty.
3. V tomto kroku si vyberete, zda zprávu poslat Vždy jen prvnímu uloženému kontaktu nebo Všem uloženým kontaktům.  
4. Uložit nastavení.

Druhá možnost nastavení Příjemců: 

1. Zvolíte, zda se plán upomínek bude posílat všem aktivním nájemníkům Všichni aktivní anebo jen vybraným kontaktům Jen vybraní. 
2. Pokud zvolíte možnost Jen vybraní, vyberete si v poli Zahrnuté kontakty právě kontakty, kterým upomínky posílat chcete. 
3. V tomto kroku si vyberete, zda zprávu poslat Vždy jen prvnímu uloženému kontaktu nebo Všem uloženým kontaktům.
4. Uložit nastavení.

8. Uložit – po uložení bude systém odesílat upomínky podle vašeho nastavení. 

Aktivace / pozastavení / smazání upomínky 

Kliknutím na tlačítko “play” aktivujete / spustíte plán upomínky

Kliknutím na tlačítko “pauza” pozastavíte plán upomínky

Kliknutím na tlačítko “popelnice” smažete plán upomínky

4. Zprávy k odeslání 

V záložce Zprávy k odeslání naleznete seznam SMS zpráv – upomínek připravených k manuálnímu odeslání, které jste si nastavili
v Plánu upomínek.  

1. Jméno úkolu – název situace, pro kterou byl plán upomínek vytvořený. 
2. Plán upomínek vyvolaný pro – jméno kontaktu, pro kterého byl plán upomínek vytvořený. 
3. Příjemce – telefonní číslo příjemce. 
4. Vyvoláno – kdy byl plán upomínek vyvolaný. 
5. Možnosti, co s upomínkou udělat: 
   a. Odeslat zprávu
   b. Upravit
   c. Zahodit

5. Nastavení 

V aplikaci Zvládneme.cz můžete odesílat upomínky prostřednictvím SMS zprávy dvěma způsoby:  

1. Přenos zpráv přes SMS bránu Zvládneme.cz  – bezplatné odesílání SMS v rámci placeného tarifu, nemusíte se nikde registrovat, jednodušší nastavení. 

1. Zvolíte SMS brána Zvládneme.cz. 
2. Denní limit – pole nelze měnit. Ukazuje denní limit pro počet
   odeslaných zpráv. V případě potřeby kontaktujte podporu. 
3. Odeslat následující den – vyberete, pokud chcete využívat tuto funkci pro případ, když není možné odeslat zprávu díky dennímu limitu. Zpráva pak bude odeslaná následující den v čas, kdy měla být
   původně odeslaná.  
4. Měsíční limit – pole nelze měnit. Ukazuje měsíční limit pro počet
   odeslaných zpráv. V případě potřeby kontaktujte podporu. 
5. Odeslání následující měsíc – vyberete, pokud chcete využívat tuto
   funkci pro případ, když není možné odeslat zprávu díky měsíčnímu limitu. Zpráva pak bude odeslaná následující měsíc v čas, kdy měla být původně odeslaná. 
6. Zachovávat diakritiku – ⚠Pozor, pokud tuto volbu zaškrtnete, ponechaná diakritika zkracuje počet disponibilních znaků pro SMS zprávu. Cena za odeslání může být vyšší u placených způsobů rozesílání.  
7. Povolené mezinárodní předvolby – pole nelze měnit, přednastavená pouze předvolba 420. 
8. Uložit.

2. Přenos zpráv přes smsbrana.cz – tato možnost je určena uživatelům, kteří mají vlastní účet u smsbrana.cz a je zpoplatněna dle ceníku této služby. 

Kroky 1 (zde zvolíte smsbrana.cz) až 6 jsou totožné jako u nastavení SMS brány Zvládneme.cz, jen krok 7 je odlišný: 

7. Nastavení pro smsbrana.cz – zde vyplníte údaje ze svého účtu registrovaného na smsbrana.cz:

• vaše přihlašovací jméno na smsbrana.cz 
• vaše heslo do smsbrana.cz 
• doručenka – volitelně 
• ID odesílatele – ID schváleného odesílatele z smsbrana.cz. Toto nastavení má přednost před telefonem odesílatele. Pokud je ID vyplněno, telefon odesílatele se nepoužije. 
• telefon odesílatele – číslo odesílatele v národním nebo mezinárodním formátu, číslo může být formátované pomocí mezer, např. 123456789 nebo +420 123 456 789. Číslo musí být mezi schválenými odesílateli na smsbrana.cz. 
• e-mail pro odpovědi 
• doručovací e-mail  

8. Uložit.

6. Log zpráv 

Záložka Log zpráv slouží jako historie všech upomínek, které systém vytvořil na základě nastavených plánů upomínek. Najdete zde přehled
o tom, které upomínky byly vygenerovány, komu byly určeny, kdy se měly odeslat a v jakém jsou stavu. 

1. Plán upomínek vyvolaný pro – zobrazuje jméno příjemce, pro kterého byl plán upomínek vyvolaný. 
2. Příjemce – telefonní číslo příjemce, kterému byla nebo bude upomínka odeslaná. 
3. Text – nastavená zpráva včetně proměnných.
4. Stav – aktuální stav plánu upomínky: 
   a. Odesláno 
   b. Zrušený
   c. Čekající na odeslání 
   d. Naplánované 
   e. Expirovaný 
   f. Nepovedlo se doručit 
5. Odesláno – datum a čas, kdy byla SMS skutečně odeslaná. 
6. Vyvoláno – datum, kdy systém upomínku vytvořil podle nastavených podmínek (např. 5 dní po splatnosti nebo 5 dní před splatností). 
   

Pokud si nevíte rady nebo se něco nepovedlo, neváhejte nám napsat na info@zvladneme.cz.

V tomto návodu se krok za krokem naučíte, jak si ve Zvládneme.cz aktivovat funkci Párování plateb s bankou, napojit bankovní účet a připravit systém pro automatické načítání transakcí. 

Doporučení k používání bankovního účtu 

Pro párování plateb doporučujeme používat samostatný bankovní účet určený pouze pro příjem nájmů. Díky tomu můžete účet bez obav napojit na systém a zajistíte, že se budou platby správně propisovat. 

Pokud by na účet chodily i jiné platby, můžete je po propsání do systému jednoduše označit jako zamítnuté. Pokud byste ale nastavili vlastní filtry či omezení, mimo náš doporučený postup napojení, může dojít k chybám v propojení a některé platby se nemusí správně zobrazit v aplikaci. 

Aktivace funkce párování plateb 

Než začnete napojovat konkrétní banku, je potřeba nejdříve aktivovat samotný modul Párování plateb s bankou: 

1. V horní liště menu otevřete Nástroje. 

2. Vyberte Rozšíření. 

3. V seznamu modulů najděte položku Párování plateb s bankou je hned nahoře.  

4. Klikněte na Aktivovat.  

Nastavení propojení bankovního účtu

1. V otevřeném nastavení klikněte na Vytvořit nový bankovní účet. 

2. Vyberete si svou banku ze seznamu. 

3. Klikněte na Další. 

Tímto krokem se přesunete k samotnému napojení aplikace na váš bankovní účet. 

V nastavení najdete odkaz Zobrazit nápovědu, co a jak nastavit v internet bance. 

Otevře se vám článek na blogu Zvládneme.cz, kde najdete konkrétní postup pro vaší banku krok za krokem. 

V sekci Nástroje > Rozšíření máte možnost aktivovat si modul Šablony úkolů.

Toto rozšíření významně pomáhá držet proces správy nemovitostí tím, že při určitých úkonech vytvoří automaticky úkol, který může rovnou přiřadit i konkrétnímu uživateli.

Úkoly lze navázat na následující události:

• Vytvoření nového nájemníka
• Ukončení nájemní smlouvy
• Blížící se konec nájemní smlouvy
• Vytvoření nové nemovitosti
• Archivace nemovitosti
• Nevytvářet automaticky

Popis a praktické využití

Vytvoření nového nájemníka

Úkol či sada úkolů se vytvoří v okamžiku vytvoření nového nájemníka.

Typicky se mohou hodit úkoly jako:

• Přepsat energie na nájemce
• Naskenovat nájemní smlouvu.
• Nahrát podklady na sdílený disk/do aplikace.

Na stránce pro vytvoření nájemníka lze manuálně rozhodnout, zdali v konkrétním případě se sada úkolů vytvoří či nikoliv:

Ukončení nájemní smlouvy

Úkol či sada úkolů se vytvoří v okamžiku ukončení smlouvy nájemníka (tj. záložka „Ukončit smlouvu“ u nájemce).

Typicky se mohou hodit úkoly jako:

• Přepsat energie zpět na majitele.
• Vyúčtovat služby (energie) při skončení nájmu.
• Zadat nemovitost do inzerce.

Na stránce pro ukončení nájemníka lze manuálně rozhodnout, zdali v konkrétním případě se sada úkolů vytvoří či nikoliv:

Blížící se konec nájemní smlouvy

Úkol či sada úkolů se vytvoří v den, který si zvolíte, a to před konečným datem nájemní smlouvy (u doby určité), např. 30 dnů před termínem ukončení.

Typicky se mohou hodit úkoly jako:

• Kontaktovat nájemce a domluvit se na prodloužení smlouvy.

Vytvoření nové nemovitosti

Úkol či sada úkolů se vytvoří při vytvoření nové nemovitosti.

Typicky se mohou hodit úkoly jako:

• Pojistit novou nemovitost.
• Vyplnit kolonky technické specifikace.
• Spustit inzerci.

Ve formuláři na vytvoření nemovitosti je možno vytvoření sady úkolů manuálně přeskočit:

Archivace nemovitosti

Úkol či sada úkolů se vytvoří při archivaci nemovitosti.

Typicky se mohou hodit úkoly jako:

• Ukončit pojistnou smlouvu.
• Nahlásit změnu vlastníka na SVJ.

Nevytvářet automaticky

Speciální typ události je „Nevytvářet automaticky“, kdy se jedná o úkoly, které můžete vytvořit manuálně v určitý moment.

Typicky se mohou hodit úkoly jako:

• Valorizovat nájemné.
• Provést návštěvu bytu.

Zejména se to hodí v situacích, kdy chcete delegovat úkoly jiným osobám a nechcete stále psát ty stejné texty a úkoly.

Tato událost se spouští na stránce Úkoly a poznámky > Šablony úkolů na záložce „Existující úkoly“ ve spodní části stránky:

Používáte-li automatické párování plateb, může občas nastat situace, že platbu nedohledáte u požadovaného nájemce nebo nemovitosti. Jak v takovém případě postupovat, popíšeme v tomto článku.

Předpoklady situace

• Máte aktivní párování plateb s bankou – ať už přes API (přímé propojení s bankou) nebo přes e-maily.
• U nájemce nebo nemovitosti chybí platba, kterou tam očekáváte a máte ji na výpisu ve své bance.

Dohledání platby

Jděte do Nástroje > Statistiky > Platby a zde zkuste platbu dohledat přes zadání částky:

Pokud ji naleznete, zkontrolujete, u jakého nájemce nebo nemovitosti je platba přiřazena.

Občas se stává, že bylo vytvořené nesprávné párovací pravidlo, které špatné přiřazení způsobilo. O chybách s párovacími pravidly jsme napsali samostatný článek.

Pokud jste platbu nenalezli, pak přejděte do Nástroje > Párování plateb s bankou > Zamítnuté převody, kde zkuste platbu dohledat, zdali nebyla omylem zamítnutá. Pro navigaci mezi daty použijte přepínač pro data:

Platba nalezena? Jak situaci opravit

1) Přejděte do Nástroje > Párování plateb s bankou > Párované převody.

2) Zde dohledejte pomocí přepínače data příslušné časové období:

3) Odpárujte příslušnou platbu:

4) Přejděte na záložku Nespárované převody, kde platbu již správně přiřaďte.

Pro zamítnuté platby je postup analogický.

Co když platbu nenajdeme?

Pokud jste nenašli platbu výše uvedeným způsobem, pak mohlo dojít k těmto situacím:

• Párování plateb přes e-maily – e-mailová notifikace o platbě nám z banky vůbec nedorazila nebo ji aplikace nezvládla zpracovat. Bohužel e-mail není 100% spolehlivá technologie a výjimečně se to může stát. Rovněž pokud banky změní podobu notifikačních e-mailů o platbách, musíme na naší straně reagovat dodatečnou opravou. Vždy tak reagujeme až zpětně a některé platby mohou tímto způsobem propadnout.
• Párování plateb přes API – pokud se to stalo, napište nám prosím na info@zvladneme.cz a pošlete nám specifikaci, jaká platba unikla. Prověříme to.
• Pokud dohledáváte platbu, která je starší než 45 dnů ode dnešního dne a zároveň byla původně zamítnutá, bude už pravděpodobně smazaná. Aplikace sama maže zamítnuté platby, aby neměla uložená data, která nutně nepotřebuje.

V každém případě doporučujeme platbu zadat do aplikace ručně přes zelené tlačítko, aby Vám nechyběla:

Pokud se chystáte napojit si banku do naší aplikace, určitě oceníte soupis nejčastějších chyb, kterých se uživatelé občas mohou dopustit. Pojďme na ně!

1) Příliš obecné párovací nebo zamítací pravidlo

Při vytváření je velmi žádoucí zaškrtnout 2 a více kritérií, podle kterých se bude platba párovat.

Častou chybou je nastavení pouze jednoho kritéria, a to „Příchozí“ či „Odchozí“ typ platby. V takovém případě se VŠECHNY platby daného směru pohybu napárují ke zvolenému nájemci, což představuje zásadní problém – až desítky plateb se nesprávně přiřadí k danému nájemci.

Proto je vhodné parametr „Převod“ doplnit volbou „Protiúčet“ nebo třeba i „Variabilní symbol“ (pokud jej odesílatel platby uvádí).

2) Spoléhání se na výši částky

Ne vždy nájemci hradí nájem v takové výši, jako mají předepsáno smlouvou. Obvykle se jedná o tyto situace:

• Nájemce nemá v daném měsíci dostatek peněz. Proto pošle jen poměrnou část nájmu.
• Nájemce hradí např. nedoplatek z vyúčtování služeb.

Doporučujeme proto do párovacího pravidla nevkládat podmínku na výši částky převodu:

Částku jako párovací parametr doporučujeme použít pouze ve výjimečných odůvodněných případech.

3) Přeposílání pouze některých transakcí

Pro nastavení párování v ČSOB či v Monetě se můžete rozhodnout, že nám budete e-maily jen přeposílat pravidlem ve vaší e-mailové schránce. Viz článek o Jak nastavit přeposílání e-mailů o pohybech v bance, když mi bankovnictví nedovolí více e-mailů?.

Občas uživatelé udělají příliš přísné pravidlo na přeposlání ve své schránce. Např. jako rozhodný parametr uvedou jen konkrétní částku nájmu, kterou očekávají.

K problémům následně dochází, když nájemce pošle jinou částku, než je očekáváno (např. nedoplatek vyúčtování, částečná úhrada nájmu).

4) Funguje to párování vůbec?

Pokud jste si právě nastavili párování plateb a chcete si ho vyzkoušet, pošlete si jednoduše ze svého jiného účtu testovací platbu, třeba ve výši jedné koruny, a již brzy uvidíte, zdali se platba zpracovala či nikoliv.

U napojení přes e-maily jsou platby zpracovávány každých 5 minut. U propojení přes bankovní API 1x denně v noci. Výsledek lze vidět tedy do 5 minut nebo druhý den.

Máte jiné trable s párováním? Napište nám na info@zvladneme.cz.

Zpoplatněné služby (automatické párování plateb s bankou, vyúčtování služeb, upomínky atd.) jsou součástí placeného tarifu, který se účtuje pouze za aktivní nájemníky. 
Chceme být féroví, takže za neobsazené nemovitosti nic neplatíte.

Platby za tarif se strhávají měsíčně z dobitého kreditu, což přináší
maximální transparentnost – vždy vidíte, za co a kdy bylo zaplaceno. 

Kredit je přepočítáván v poměru: 1 kredit = 1 Kč.
Pro uživatele ze Slovenska přibližně 25 kreditů = 1 €.

Peněženka – místo, kde spravujete kredit 

Peněženku najdete v hlavním menu pod ikonou peněženky.
Peněženka je nástroj, kterým obsluhujete platby a dobíjení kreditu. 

Peněženka vám umožňuje správu kreditu v tomto rozsahu: 

• Dobíjení kreditu. 
• Aktivaci služeb (zejména přechod tarifu zdarma na placený). 
• Nastavení fakturačních údajů. 
• Přehled čerpání kreditu. 
• Faktury k realizovaným platbám v PDF a ISDOC formátu. 
• Nastavení práv pro užívání peněženky na úroveň portfolií, uživatelů či služeb. 

Je možné mít více peněženek, což ocení uživatelé, kteří mají více
subjektů (firem), na které pronajímají. 1 peněženka = 1 fakturační subjekt.

Účtování

Základní účtovanou jednotkou v placeném tarifu je nájemník
(nikoliv současně nemovitost). Každý den ukládáme počet nájemníků, které máte v aplikaci.

Příklad: Máte-li 20 nemovitostí a 15 nájemníků, je vám účtováno 15 nájemníků.

Co se do výpočtu nepočítá:

• Počet nemovitostí – na základě ohlasů uživatelů jsme ustoupili od účtování podle počtu nemovitostí tak, aby vás nemusely trápit neobsazené jednotky.
• Archivované nemovitosti ani ukončení nájemníci.

Zvýhodnění nájemců

Dle současného ceníku je zvýhodněn 41. a každý další nájemník.

Stržení kreditu za placený tarif je realizováno zpětně, a to:

• Na konci každého kalendářního měsíce za daný kalendářní měsíc.
• V momentě ukončení placeného tarifu (lze ukončit kdykoliv) za daný počet dní.

Zvýhodnění je aplikováno na konkrétní peněženku, nad kterou se provádí výpočet.

Příklad: Máte dvě portfolia o celkem 50 aktivních nájemnících.
Portfolio A: 30 nájemníků, nastavená peněženka pro platbu X.
Portfolio B: 20 nájemníků, nastavená peněženka pro platbu Y.
V tomto případě cenové zvýhodnění nezískáte, jelikož každé portfolio má jinou peněženku.

¨Pokud chcete na svých portfoliích zachovat cenové zvýhodnění je potřeba, aby u všech portfoliích byla nastavená stejná peněženka
stejného uživatele.

---

Pro uživatele, kteří mají více portfolií, kde nedosahují na daných portfoliích počtu 40 nájemníků, je získání cenového zvýhodnění (slevy)
realizováno na konci měsíce formou zpětného připsání kreditu
do peněženky.

Nejprve dojde ke stržení celé částky za každé samostatné portfolio
(tj. 40 Kč za jednotku na každém portfoliu) a následně formou vratky připsání bonusového kreditu po zohlednění celkové útraty (počtu
nájemců) na všech portfoliích. Je proto potřeba mít v peněžence dostatek prostředků pro úhradu plné částky na konci měsíce.

Toto řešení je aplikováno z důvodu složitosti výpočtu účtovaných nájemců.

Při ukončení placeného tarifu uprostřed měsíce jsou účtovány pouze spotřebované dny.

U ukončených placených tarif na portfoliu v průběhu měsíce, pak se cenové zvýhodnění neaplikuje.

Vytvoření peněženky 

1. Po kliknutí na ikonu peněženky v hlavním menu v pravém horním rohu se vám objeví stránka Vítejte v peněžence. Zde stisknete tlačítko 
   Vytvořit novou peněženku.  

2. Zobrazí se vám stránka, kam doplníte Fakturační údaje. Pole označená červenou hvězdičkou jsou povinná. Po doplnění údajů, kliknete na Uložit. 

3. V dalším kroku vyberte v levém sloupci záložku Nastavení peněženky: 

1. Nastavení peněženky. 
2. Název peněženky – vyplníte libovolný název peněženky.
3. Portfolia, u kterých lze čerpat z této peněženky – pokud máte jen
   1 portfolio, bude už automaticky vybrané Hlavní portfolio. Pokud máte více portfolií, můžete si vybrat, zda se z dané peněženky bude čerpat pro více portfolií.  
4. Služby, které lze peněženkou platit – políčko Placený tarif bude také automaticky vybrané. V nové verzi aplikace plánujeme přidat další placené služby, např. lustrace exekucí. 
5. Uživatelé, kteří jsou oprávnění čerpat z peněženky v portfoliu, kam mají přístup – pokud jste jediný uživatel, bude tam zobrazen váš přihlašovací e-mail, pokud máte nastaveno více uživatelů, vyberete uživatele. 
6. Uložit. 
7. V této záložce máte možnost Odstranit peněženku – peněženku lze
   odstranit pouze tehdy, když má 0 kreditů a není přiřazena k žádné předplacené službě. 

4. Dobití kreditu 

Záložku Dobití kreditu naleznete v levém sloupci. Dobití kreditu můžete provést dvěma způsoby: 

1. Bankovní převod (QR platbu) s rychlým zpracováním, a to do 5 minut
   po obdržení platby na náš bankovní účet. 
2. Platbu platebními kartami a přes platební tlačítka některých českých bank – zajištěno společností Comgate, a.s., se sídlem Gočárova
   třída 1754 / 48b, Hradec Králové, e-mail: platby-podpora@comgate.cz,
   tel: +420 228 224 267, https://www.comgate.cz/cz/platebni-brana.
   Po dokončení úspěšné platby je kredit připsán okamžitě na váš účet. 

1. Stav účtu – zde vidíte, kolik kreditů vám v peněžence zbývá. 
2. Nastavení dobíjení kreditu – můžete si zvolit, zda chcete dostávat upozornění e-mailem při poklesu kreditu pod zvolenou hodnotu. Hodnotu
   si můžete libovolně nastavit.
3. Uložit. 
4. Dobít účet – napíšete částku, kterou chcete dobít. 1 Kč = 1 kredit,
   minimální částka pro dobití je 50 Kč.  
5. Vytvořit objednávku – po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí stránka s předvyplněnými fakturačními údaji. Vy si jen zvolíte způsob platby a provedete platbu. Po odeslání platby se můžete vrátit zpět do aplikace a dále pokračovat v práci. 

6. Odkaz pro zobrazení obchodních podmínek.  

5. Aktivní služby 

V záložce Aktivní služby vidíte, u jakého portfolia a jaké služby máte
aktivní. Také si zde můžete nastavit, zda chcete platit pomocí této peněženky příslušné portfolio – tlačítko Platit pomocí této peněženky.  

6. Pohyby kreditu 

 V záložce Pohyby kreditu naleznete přehled o pohybech kreditu na svém účtu. Přehled si můžete filtrovat podle jednotlivých měsíců v příslušném roce: 

7. Faktury 

V záložce Faktury naleznete seznam faktur k realizovaným platbám v PDF a ISDOC formátu. 

Pokud si nevíte rady nebo se něco nepovedlo, neváhejte nám napsat na info@zvladneme.cz.

CREDITAS poskytuje svým klientům napojení skrze API, což představuje ideální způsob předání dat. Díky tomuto napojení si naše aplikace sama umí stáhnout data o transakcích, a to i za dřívější období.

Pro propojení vašeho uživatelského účtu bude potřeba navštívit internetové bankovnictví CREDITAS (https://banking.creditas.cz/cb/prihlaseni), kde si vygenerujete dva textové řetězce nutné pro propojení:

• Bezpečnostní klíč
• Identifikátor účtu

Zde je obrázkový návod, kde to naleznout:

Po přihlášení klikněte na ozubené kolečko v horní navigační liště. Dále pokračujte přes odkaz „Otevřené bankovnictví“ a pomocí rozevírací rolety zvolte „Klíče“.

Pak klikněte na žluté tlačítko v levém sloupci „Vytvořit nový klíč“.

Vyskočí vám dialogové okno, kde vyberete, kterého vašeho účtu se vytvářený klíč týká. Současně si klíč pojmenujte, např. „Zvládneme.cz“. Pak již jen potvrďte tlačítkem „Pokračovat“.

Na závěr se vás bankovnictví optá na souhlas s podmínkami. Pokud souhlasíte, potvrďte.

Vytvoření klíče je potřeba potvrdit ověřovací SMS zprávou nebo mPINem.

Poté se zobrazí obě propojovací informace, které zkopírujte a nahrajte do Zvládneme.cz:

Moc si vážíme podpory a přízně, kterou jste nám dodávali v posledních letech. Mnoho uživatelů nám nabízelo finanční příspěvky na běh aplikace, přičemž vždy jsme s díky odmítali.

S vývojem času chápeme, že automatizace a elektronizace procesů je v efektivitě (nejen) naší práce zcela zásadní. Chceme Zvládneme.cz posouvat kupředu a poskytovat i nadále špičkový nástroj, který zároveň bude jednoduchý a uživatelsky přívětivý.

Proto si dovolujeme po mnoha letech aplikaci zpoplatnit. Věříme, že na nás nezanevřete a že budete využívat naší aplikaci i nadále.

V tomto článku Vám přinášíme odpovědi na otázky, které můžete mít v souvislosti s plánovaným zpoplatněním aplikace Zvládneme.cz od 1. 7. 2024.

Kolik bude užívání aplikace stát?

Pro jednoduchost jsme nastavili 2 tarify:

• Zadarmo
  • Do počtu aktivních 3 nemovitostí a zároveň 3 nájemníků.
  • Maximálně 1 portfolio.
  • Do portfolia můžete pozvat neomezeně uživatelů.
  • Nejsou k dispozici následující moduly:
    • Upomínky
    • Vyúčtování služeb
    • Párování plateb s bankou
      
• Placený – za 33 Kč bez DPH za jednotku, tj. 40 Kč vč. DPH.
  • Veškerá dostupná funkcionalita aplikace (jako doposavad).
  • Neomezeně nemovitostí i nájemníků.
  • Neomezeně portfolií.
  • Přednostní podpora.

Základem pro výpočet je „jednotka“. Jednotkou je myšlen počet nemovitostí či počet nájemníků. Dle toho, čeho je více, se započítá tato „jednotka“ k fakturaci (neplést s bytovou jednotkou).

Příklad výpočtu zpoplatnění:

Máte dvě portfolia. Portfolia A má 4 nemovitosti a 3 nájemníky. Portfolio B má 6 nemovitostí a 8 nájemníků. V takovém případě se za portfolio A budou počítat 4 nemovitosti (je jich více, nežli nájemníků). Za portfolio B se bude počítat 8 nájemníků (je jich více, než nemovitostí). Výsledný počet účtovaných jednotek bude tak 4 + 8 = 12. Výsledná cena bude 12 * 33 Kč = 396 Kč měsíčně.

V případě, že máte strukturu bytového domu, například 1 hlavní nemovitost a v ní 3 jednotky, pak se počítají jen ty 3 jednotky.

Předmětem placeného tarifu je vždy portfolio. Máte-li více portfolií, pak se Vaše částka k fakturaci bude sestávat z částek za každé portfolio. Pokud jste pozváni do portfolia, které platí jiný uživatel (nebo využívá tarif Zadarmo), toto portfolio samozřejmě neplatíte.

Informaci o plánové účtované částce se dozvíte v závěru června či začátku července, kdy nasadíme balík úprav, který popsané změny bude reflektovat.

Co zpoplatnění uživatelům přinese?

Zejména další rozvoj a profesionalizaci tohoto nástroje. Budeme zařazovat nové významné funkcionality, které výrazně zjednoduší správu nemovitostí. Tento vývoj se neobejde bez dalších vysokých investic, na které potřebujeme získat zdroje.

Rovněž chceme poskytovat funkční a aktivní zákaznickou podporu, která bude uživatelům pomáhat ve správném nastavení a používání softwaru, abyste využili možnosti aplikace na maximum.

Jak proběhne zpoplatnění pro stávající uživatele?

Počínaje 1. červencem 2024, všechny uživatelské účty splňující podmínky zpoplatnění, budou zpoplatněny. Nejprve budou uživatelé vyzváni v uživatelském rozhraní k doplnění fakturačních údajů. Následně se jim ozve zákaznická podpora, která vystaví uživateli fakturu za příslušné portfolio.

Faktura bude vystavena za období od 1. 7. do 31. 12. 2024 (tj. 6 měsíců) na aktuální počet nájemníků či nemovitostí. V případě, že se Váš počet nemovitostí či nájemníků za následující měsíce změní, je možnost fakturaci dodatečně upravit. V případě snížení počtu jednotek v průběhu roku 2024 je možnost požádat o navrácení proporcionální části fakturované částky, stejně jako z naší strany možnost dofakturace zvýšeného počtu jednotek.

V praxi nám nyní nejde o fakturaci každé jedné jednotky, která vznikne či bude odebrána do konce roku 2024, jako spíše o jednoduchý způsob zavedení zpoplatněného fungování s ohledem na množství administrativy na obou stranách.

Od roku 2025 pak plánujeme zavedení billingového modulu, který bude schopen sám počítat existující jednotky/nájemníky v systému a účtovat uživateli přesnou částku za daný konkrétní měsíc.

Chci i nadále využívat Zvládneme, ale zatím nechci platit. Co musím udělat?

V případě, že chcete pokračovat v neplaceném režimu, je potřeba ukončit všechny nájemníky a archivovat všechny nemovitosti, které přesahují bezplatný tarif. Tj. mít maximálně 3 aktivní nájemníky a maximálně 3 nemovitosti.

Pokud byste si přáli dodatečně přepnout na placený tarif, půjde o to požádat skrze aplikaci a bude Vám dofakturováno příslušné období.

Do 1. 8. 2024 bude aplikace fungovat zcela zdarma v tomto režimu. Pokud se rozhodnete skončit k 1. 8. 2024, nic vám fakturovat nebudeme.

Jakým způsobem budou omezeny účty/portfolia, která zůstanou na bezplatném tarifu?

Uživatelům, kteří neprovedou redukci počtu nemovitostí a nájemníků, bude od 1. 8. 2024 znemožněno zadávat nové platby (vč. automatického párování plateb), úkoly a poznámky. Tzn. aplikace tak bude sloužit spíše jako skladiště dřívějších dat.

Jak bude fungovat zákaznická podpora?

Víme, že doposavad technická podpora nebyla zcela dostatečná. Zpoplatnění nám umožní vyčlenit kolegy pro podporu uživatelů. Jednak pro zodpovídání vašich dotazů, tak pro aktivní pomoc uživatelům se správným využíváním systému, abyste zadávali data dle filozofie systému.

Chci ze Zvládneme.cz odejít, kde si mohu vyexportovat data?

Vaše data, která jste zadali do aplikace, si můžete na každém portfoliu vyexportovat v sekci Nástroje > Export.

Pokud byste svůj účet chtěli definitivně včetně veškerých dat smazat, pak je to možné udělat v sekci Můj účet na záložce Uzavřít účet. Po smazání jsou data nenávratně smazána bez možnosti obnovy.

Co lze čekat od budoucího vývoje softwaru?

Nejzásadnější funkcionality, které plánujeme, jsou:

• Generování dokumentů a jejich rozesílku skrze aplikaci (např. dodatky ke smlouvám, výpočtové listy, plné moci pro SVJ apod.).
• Přidání dalších bank pro párování plateb.
• Opětovné zfunkčnění a rozvoj modulu Upomínky pro rozesílku upomínek přes SMS a e-mail.
• Klientská zóna pro přihlášení nájemníků s možností reportování žádostí a dotazů.
• Vyšší automatizace sběru aktuálních stavů měřáků od nájemníků.
• Export dat pro účetní softwary.

A řadu dalších vylepšení.

Opravíte možnost posílat SMS zprávy přes Upomínky přes SMS bránu Zvládneme.cz?

Ano, počítáme s tím.

Mám byt ve správě Spravujeme.cz či jiné správcovské firmy? Budu muset platit?

Pro klienty firmy Spravujeme.cz se nic nemění. V rámci poskytovaných služeb bude za provoz Zvládneme.cz hradit službu Spravujeme.cz.

Máte-li byt ve správě jiné správcovské firmy, zkonzultujte nutnost platby se svým správcem nemovitostí.

Mám dotaz, který zde není zodpovězený. Kam se mohu obrátit?

Prosím, napište nám na info@zvladneme.cz.