Správcovské firmy, které své služby poskytují různým vlastníkům nemovitostí, často řeší otázku, zdali mohou spravovat právě nemovitosti více vlastníků na jednom portfoliu.
Mohou. Avšak je dobré si to předem rozmyslet.
Portfolia
Portfolia jsou samostatně vymezené prostory pro evidenci nemovitostí. Každé portfolio může mít jiný okruh uživatelů, kterým vlastník portfolia udělí přístup.
Portfolia se zakládají a přepínají na modré liště v pravé horní části obrazovky:
Následující diagram znázorňuje možné využití dvou portfolií (vyznačeny modře) a 3 různých uživatelů (žlutě):
- Portfolio 1 s názvem „Mé osobní nemovitosti“: Přístup mají 2 uživatelé. Já a asistentka.
- Portfolio 2 s názvem „Nemovitosti Jan Novák“: Přístup mají 3 uživatelé. Já, asistentka a uživatel Jan Novák (např. vlastník daných nemovitostí).
Toto uspořádání zajistí, že já i má asistentka můžeme spravovat vlastní nemovitosti na jednom portfoliu, ale nemovitosti pana Nováka vyčleníme do samostatného portfolia, a zároveň panu Novákovi nasdílíme přístup k tomuto portfoliu. Ve výsledku tak bude mít přístup k datům o svém portfoliu, což může ušetřit spoustu komunikace a více jej vtáhnout do hry.
Uživatelé do portfolia se dají pozvat ze stránky: Nastavení > Uživatelé.
Současně velmi doporučujeme, aby každý uživatel měl svůj vlastní uživatelský účet (login a heslo), a to z bezpečnostních i praktických důvodů.
Souběh vlastnictví nemovitostí na fyzickou osobu a s.r.o.
Pokud vlastníte nemovitosti na svou fyzickou osobu a např. na svou s.r.o., pak se nabízí otázka, zdali rozdělit tyto nemovitosti do samostatných portfolií.
Výhody ponechání na stejném portfoliu:
- Administrace jen jednoho portfolia, není nutno přepínat.
Nevýhody ponechání na stejném portfoliu:
- Není možno nasdílet přístup jen k části datům jiné osobě.
- Statistické přehledy budou zobrazovány za celé portfolio (oba vlastníky).
Pokud v situaci nic nebrání sloučení na jedno portfolio, pak lze doporučit evidovat nemovitosti na jednom portfoliu.
Závěr
V současné době (leden 2022) není možné nemovitosti přesouvat z jednoho portfolia na druhé vlivem řady závislostí, které v aplikaci vznikají.
Rozhodnutí, zdali všechny nemovitosti umístit na jedno portfolio nebo na více portfolií, je potřeba naplánovat dopředu, a to zejména s ohledem na rozhodnutí, zdali bude potřeba udělit jiným uživatelům přístup do aplikace na dané portfolio.