V sekci Nástroje > Rozšíření máte možnost aktivovat si modul Šablony úkolů.
Toto rozšíření významně pomáhá držet proces správy nemovitostí tím, že při určitých úkonech vytvoří automaticky úkol, který může rovnou přiřadit i konkrétnímu uživateli.
Úkoly lze navázat na následující události:
- Vytvoření nového nájemníka
- Ukončení nájemní smlouvy
- Blížící se konec nájemní smlouvy
- Vytvoření nové nemovitosti
- Archivace nemovitosti
- Nevytvářet automaticky
Popis a praktické využití
Vytvoření nového nájemníka
Úkol či sada úkolů se vytvoří v okamžiku vytvoření nového nájemníka.
Typicky se mohou hodit úkoly jako:
- Přepsat energie na nájemce
- Naskenovat nájemní smlouvu.
- Nahrát podklady na sdílený disk/do aplikace.
Na stránce pro vytvoření nájemníka lze manuálně rozhodnout, zdali v konkrétním případě se sada úkolů vytvoří či nikoliv:
Ukončení nájemní smlouvy
Úkol či sada úkolů se vytvoří v okamžiku ukončení smlouvy nájemníka (tj. záložka „Ukončit smlouvu“ u nájemce).
Typicky se mohou hodit úkoly jako:
- Přepsat energie zpět na majitele.
- Vyúčtovat služby (energie) při skončení nájmu.
- Zadat nemovitost do inzerce.
Na stránce pro ukončení nájemníka lze manuálně rozhodnout, zdali v konkrétním případě se sada úkolů vytvoří či nikoliv:
Blížící se konec nájemní smlouvy
Úkol či sada úkolů se vytvoří v den, který si zvolíte, a to před konečným datem nájemní smlouvy (u doby určité), např. 30 dnů před termínem ukončení.
Typicky se mohou hodit úkoly jako:
- Kontaktovat nájemce a domluvit se na prodloužení smlouvy.
Vytvoření nové nemovitosti
Úkol či sada úkolů se vytvoří při vytvoření nové nemovitosti.
Typicky se mohou hodit úkoly jako:
- Pojistit novou nemovitost.
- Vyplnit kolonky technické specifikace.
- Spustit inzerci.
Ve formuláři na vytvoření nemovitosti je možno vytvoření sady úkolů manuálně přeskočit:
Archivace nemovitosti
Úkol či sada úkolů se vytvoří při archivaci nemovitosti.
Typicky se mohou hodit úkoly jako:
- Ukončit pojistnou smlouvu.
- Nahlásit změnu vlastníka na SVJ.
Nevytvářet automaticky
Speciální typ události je „Nevytvářet automaticky“, kdy se jedná o úkoly, které můžete vytvořit manuálně v určitý moment.
Typicky se mohou hodit úkoly jako:
- Valorizovat nájemné.
- Provést návštěvu bytu.
Zejména se to hodí v situacích, kdy chcete delegovat úkoly jiným osobám a nechcete stále psát ty stejné texty a úkoly.
Tato událost se spouští na stránce Úkoly a poznámky > Šablony úkolů na záložce „Existující úkoly“ ve spodní části stránky:
