Jak funguje modul Šablony úkolů

V sekci Nástroje → Rozšíření máte možnost aktivovat si modul Šablony úkolů.

Toto rozšíření významně pomáhá držet proces správy nemovitostí tím, že při určitých úkonech vytvoří automaticky úkol, který může rovnou přiřadit i konkrétnímu uživateli.

Úkoly lze navázat na následující události:

  • Vytvoření nového nájemníka
  • Ukončení nájemní smlouvy
  • Blížící se konec nájemní smlouvy
  • Vytvoření nové nemovitosti
  • Archivace nemovitosti
  • Nevytvářet automaticky

Aktivace modulu Šablony úkolů

  1. Na úvodní stránce aplikace přejdete v horní liště menu na Nástroje. 
  2. Vyberete Rozšíření. 
  3. V seznamu modulů najdete položku Šablony úkolů.  
  4. Kliknete na Aktivovat. 

Po aktivaci se zobrazí stránka Šablon úkolů, kde je seznam všech nastavených šablon. Při dalším používání aplikace naleznete Šablony úkolů v horní liště menu Úkoly a poznámky → Šablony úkolů.  

Pod seznamem šablon naleznete tlačítko Přidat novou šablonu. 

Vytvoření nové šablony 

Po kliknutí na tlačítko Přidat novou šablonu se zobrazí seznam událostí, na které lze danou šablonu úkolů navázat.  

  1. Vytvořit seznam úkolů při této akci – vyberete si vámi požadovanou. 
  2. Název šablony úkolů – zde si můžete upravit název šablony. Pokud žádný název neuvedete, šablona se vytvoří s přednastaveným názvem podle vašeho výběru (např. Vytvoření nového nájemníka). 
  3. Uložit. 

Po vytvoření požadovaných šablon můžete začít s vytvářením úkolů do příslušných šablon. 

V seznamu šablon úkolů si vyberete příslušnou šablonu, začneme
s Vytvoření nového nájemníka a klinete na ní. Pod seznamem šablon se zobrazí tlačítko Přidat úkol. 

Přidání úkolu

Po klinutí na tlačítko Přidat úkol se vám zobrazí okno: 

  1. Název úkolu – vyplníte podle nadřazené šablony, např. Přepsat energie na nájemce. 
  2. Textové pole pro poznámky. 
  3. Přiřadit uživateli – zde můžete vybrat uživatele, který bude úkol plnit. Zvolenému uživateli přijde notifikace o přiřazení úkolu do e-mailu. 
  4. Termín (ve dnech) – termín pro splnění úkolu. 
  5. Uložit. 

Popis a praktické využití

  1. Pro šablonu úkolů Vytvoření nového nájemníka se typicky
    mohou hodit úkoly jako: 
  • Přepsat energie na nájemce. 
  • Naskenovat nájemní smlouvu. 
  • Nahrát podklady na sdílený disk/do Zvládneme. 

Úkol či sada úkolů se vytvoří v okamžiku vytvoření nového nájemníka. 

Na stránce pro vytvoření nájemníka lze manuálně rozhodnout, zdali se 
v konkrétním případě sada úkolů vytvoří či nikoliv. 

  1. Pro šablonu úkolů Ukončení nájemní smlouvy se typicky mohou hodit úkoly jako: 
  • Přepsat energie zpět na majitele. 
  • Vyúčtovat služby (energie) při skončení nájmu. 
  • Zadat nemovitost do inzerce. 

Úkol či sada úkolů se vytvoří v okamžiku ukončení smlouvy nájemníka (tj. záložka „Ukončit smlouvu“ u nájemce). 

Na stránce pro ukončení nájemníka lze manuálně rozhodnout, zdali
v konkrétním případě se sada úkolů vytvoří či nikoliv: 

  1. Pro šablonu úkolů Blížící se konec nájemní smlouvy se typicky mohou hodit úkoly jako: 
  • Kontaktovat nájemce a domluvit se na prodloužení smlouvy. 

Úkol či sada úkolů se vytvoří v den, který si zvolíte, a to před konečným datem nájemní smlouvy (u doby určité), např. 30 dnů před termínem ukončení.

  1. Pro šablonu úkolů Vytvoření nové nemovitosti se typicky
    mohou hodit úkoly jako: 
  • Pojistit novou nemovitost. 
  • Vyplnit kolonky technické specifikace. 
  • Spustit inzerci. 

Úkol či sada úkolů se vytvoří při vytvoření nové nemovitosti. 
 
Ve formuláři na vytvoření nemovitosti je možno vytvoření sady úkolů manuálně přeskočit tak, že u Vytvořit úkoly ze Šablony úkolů
“Vytvoření nemovitosti” odkliknete čtvereček, aby nebyl aktivní: 

  1. Pro šablonu úkolů Archivace nemovitosti se typicky mohou hodit úkoly jako: 
  • Ukončit pojistnou smlouvu. 
  • Nahlásit změnu vlastníka na SVJ. 

Úkol či sada úkolů se vytvoří při archivaci nemovitosti. 

  1. Pro šablonu úkolů Nevytvářet automaticky se typicky mohou
    hodit úkoly jako: 
  • Valorizovat nájemné. 
  • Provést návštěvu bytu. 

Tato šablona je speciální typ události, kdy se jedná o úkoly, které můžete vytvořit manuálně v určitý moment. 

Zejména se to hodí v situacích, kdy chcete delegovat úkoly jiným osobám a nechcete stále psát ty stejné texty a úkoly. 

Tato událost se spouští na stránce Úkoly a poznámky → Šablony úkolů na záložce „Existující úkoly“ ve spodní části stránky: 

  1. Vyberete Úkoly a poznámky. 
  2. Kliknete na Šablony úkolů. 
  3. Zobrazí se Existující úkoly. 
  4. U Vytvořit nový seznam úkolů rozkliknete rozbalovací šipku vyberete Nevytvářet automaticky. 
  5. Vytvořit. 

Pokud potřebujete vytvářet i jednotlivé operativní úkoly mimo šablony, doporučujeme se podívat také na návod Jak nastavit Úkoly a poznámky, kde najdete podrobný postup pro zakládání samostatných úkolů či poznámek a jejich správu. 

Pokud si nevíte rady nebo se něco nepovedlo, neváhejte nám napsat na info@zvladneme.cz.