Jak propojit Zvládneme.cz s Bankou CREDITAS?

CREDITAS poskytuje svým klientům napojení skrze API, což představuje ideální způsob předání dat. Díky tomuto napojení si naše aplikace sama umí stáhnout data o transakcích, a to i za dřívější období.

Pro propojení vašeho uživatelského účtu bude potřeba navštívit internetové bankovnictví CREDITAS (https://banking.creditas.cz/cb/prihlaseni), kde si vygenerujete dva textové řetězce nutné pro propojení:

  • Bezpečnostní klíč
  • Identifikátor účtu

Zde je obrázkový návod, kde to naleznout:

Po přihlášení klikněte na ozubené kolečko v horní navigační liště. Dále pokračujte přes odkaz „Otevřené bankovnictví“ a pomocí rozevírací rolety zvolte „Klíče“.

Pak klikněte na žluté tlačítko v levém sloupci „Vytvořit nový klíč“.

Vyskočí vám dialogové okno, kde vyberete, kterého vašeho účtu se vytvářený klíč týká. Současně si klíč pojmenujte, např. „Zvládneme.cz“. Pak již jen potvrďte tlačítkem „Pokračovat“.

Na závěr se vás bankovnictví optá na souhlas s podmínkami. Pokud souhlasíte, potvrďte.

Vytvoření klíče je potřeba potvrdit ověřovací SMS zprávou nebo mPINem.

Poté se zobrazí obě propojovací informace, které zkopírujte a nahrajte do Zvládneme.cz:

Často kladené dotazy ke zpoplatnění aplikace

Moc si vážíme podpory a přízně, kterou jste nám dodávali v posledních letech. Mnoho uživatelů nám nabízelo finanční příspěvky na běh aplikace, přičemž vždy jsme s díky odmítali.

S vývojem času chápeme, že automatizace a elektronizace procesů je v efektivitě (nejen) naší práce zcela zásadní. Chceme Zvládneme.cz posouvat kupředu a poskytovat i nadále špičkový nástroj, který zároveň bude jednoduchý a uživatelsky přívětivý.

Proto si dovolujeme po mnoha letech aplikaci zpoplatnit. Věříme, že na nás nezanevřete a že budete využívat naší aplikaci i nadále.

V tomto článku Vám přinášíme odpovědi na otázky, které můžete mít v souvislosti s plánovaným zpoplatněním aplikace Zvládneme.cz od 1. 7. 2024.

Kolik bude užívání aplikace stát?

Pro jednoduchost jsme nastavili 2 tarify:

  • Zadarmo
    • Do počtu aktivních 3 nemovitostí a zároveň 3 nájemníků.
    • Maximálně 1 portfolio.
    • Do portfolia můžete pozvat neomezeně uživatelů.
    • Nejsou k dispozici následující moduly:
      • Upomínky
      • Vyúčtování služeb
      • Párování plateb s bankou
  • Placený – za 33 Kč bez DPH za jednotku, tj. 40 Kč vč. DPH.
    • Veškerá dostupná funkcionalita aplikace (jako doposavad).
    • Neomezeně nemovitostí i nájemníků.
    • Neomezeně portfolií.
    • Přednostní podpora.

Základem pro výpočet je „jednotka“. Jednotkou je myšlen počet nemovitostí či počet nájemníků. Dle toho, čeho je více, se započítá tato „jednotka“ k fakturaci (neplést s bytovou jednotkou).

Příklad výpočtu zpoplatnění:

Máte dvě portfolia. Portfolia A má 4 nemovitosti a 3 nájemníky. Portfolio B má 6 nemovitostí a 8 nájemníků. V takovém případě se za portfolio A budou počítat 4 nemovitosti (je jich více, nežli nájemníků). Za portfolio B se bude počítat 8 nájemníků (je jich více, než nemovitostí). Výsledný počet účtovaných jednotek bude tak 4 + 8 = 12. Výsledná cena bude 12 * 33 Kč = 396 Kč měsíčně.

V případě, že máte strukturu bytového domu, například 1 hlavní nemovitost a v ní 3 jednotky, pak se počítají jen ty 3 jednotky.

Předmětem placeného tarifu je vždy portfolio. Máte-li více portfolií, pak se Vaše částka k fakturaci bude sestávat z částek za každé portfolio. Pokud jste pozváni do portfolia, které platí jiný uživatel (nebo využívá tarif Zadarmo), toto portfolio samozřejmě neplatíte.

Informaci o plánové účtované částce se dozvíte v závěru června či začátku července, kdy nasadíme balík úprav, který popsané změny bude reflektovat.

Co zpoplatnění uživatelům přinese?

Zejména další rozvoj a profesionalizaci tohoto nástroje. Budeme zařazovat nové významné funkcionality, které výrazně zjednoduší správu nemovitostí. Tento vývoj se neobejde bez dalších vysokých investic, na které potřebujeme získat zdroje.

Rovněž chceme poskytovat funkční a aktivní zákaznickou podporu, která bude uživatelům pomáhat ve správném nastavení a používání softwaru, abyste využili možnosti aplikace na maximum.

Jak proběhne zpoplatnění pro stávající uživatele?

Počínaje 1. červencem 2024, všechny uživatelské účty splňující podmínky zpoplatnění, budou zpoplatněny. Nejprve budou uživatelé vyzváni v uživatelském rozhraní k doplnění fakturačních údajů. Následně se jim ozve zákaznická podpora, která vystaví uživateli fakturu za příslušné portfolio.

Faktura bude vystavena za období od 1. 7. do 31. 12. 2024 (tj. 6 měsíců) na aktuální počet nájemníků či nemovitostí. V případě, že se Váš počet nemovitostí či nájemníků za následující měsíce změní, je možnost fakturaci dodatečně upravit. V případě snížení počtu jednotek v průběhu roku 2024 je možnost požádat o navrácení proporcionální části fakturované částky, stejně jako z naší strany možnost dofakturace zvýšeného počtu jednotek.

V praxi nám nyní nejde o fakturaci každé jedné jednotky, která vznikne či bude odebrána do konce roku 2024, jako spíše o jednoduchý způsob zavedení zpoplatněného fungování s ohledem na množství administrativy na obou stranách.

Od roku 2025 pak plánujeme zavedení billingového modulu, který bude schopen sám počítat existující jednotky/nájemníky v systému a účtovat uživateli přesnou částku za daný konkrétní měsíc.

Chci i nadále využívat Zvládneme, ale zatím nechci platit. Co musím udělat?

V případě, že chcete pokračovat v neplaceném režimu, je potřeba ukončit všechny nájemníky a archivovat všechny nemovitosti, které přesahují bezplatný tarif. Tj. mít maximálně 3 aktivní nájemníky a maximálně 3 nemovitosti.

Pokud byste si přáli dodatečně přepnout na placený tarif, půjde o to požádat skrze aplikaci a bude Vám dofakturováno příslušné období.

Do 1. 8. 2024 bude aplikace fungovat zcela zdarma v tomto režimu. Pokud se rozhodnete skončit k 1. 8. 2024, nic vám fakturovat nebudeme.

Jakým způsobem budou omezeny účty/portfolia, která zůstanou na bezplatném tarifu?

Uživatelům, kteří neprovedou redukci počtu nemovitostí a nájemníků, bude od 1. 8. 2024 znemožněno zadávat nové platby (vč. automatického párování plateb), úkoly a poznámky. Tzn. aplikace tak bude sloužit spíše jako skladiště dřívějších dat.

Jak bude fungovat zákaznická podpora?

Víme, že doposavad technická podpora nebyla zcela dostatečná. Zpoplatnění nám umožní vyčlenit kolegy pro podporu uživatelů. Jednak pro zodpovídání vašich dotazů, tak pro aktivní pomoc uživatelům se správným využíváním systému, abyste zadávali data dle filozofie systému.

Chci ze Zvládneme.cz odejít, kde si mohu vyexportovat data?

Vaše data, která jste zadali do aplikace, si můžete na každém portfoliu vyexportovat v sekci Nástroje > Export.

Pokud byste svůj účet chtěli definitivně včetně veškerých dat smazat, pak je to možné udělat v sekci Můj účet na záložce Uzavřít účet. Po smazání jsou data nenávratně smazána bez možnosti obnovy.

Co lze čekat od budoucího vývoje softwaru?

Nejzásadnější funkcionality, které plánujeme, jsou:

  • Generování dokumentů a jejich rozesílku skrze aplikaci (např. dodatky ke smlouvám, výpočtové listy, plné moci pro SVJ apod.).
  • Přidání dalších bank pro párování plateb.
  • Opětovné zfunkčnění a rozvoj modulu Upomínky pro rozesílku upomínek přes SMS a e-mail.
  • Klientská zóna pro přihlášení nájemníků s možností reportování žádostí a dotazů.
  • Vyšší automatizace sběru aktuálních stavů měřáků od nájemníků.
  • Export dat pro účetní softwary.

A řadu dalších vylepšení.

Opravíte možnost posílat SMS zprávy přes Upomínky přes SMS bránu Zvládneme.cz?

Ano, počítáme s tím.

Mám byt ve správě Spravujeme.cz či jiné správcovské firmy? Budu muset platit?

Pro klienty firmy Spravujeme.cz se nic nemění. V rámci poskytovaných služeb bude za provoz Zvládneme.cz hradit službu Spravujeme.cz.

Máte-li byt ve správě jiné správcovské firmy, zkonzultujte nutnost platby se svým správcem nemovitostí.

Mám dotaz, který zde není zodpovězený. Kam se mohu obrátit?

Prosím, napište nám na info@zvladneme.cz.

Jak propojit Zvládneme.cz s Českou spořitelnou?

Abyste mohli přistupovat k datům z vašeho účtu, je potřeba povolit přístup třetích stran ve svém internetovém bankovnictví v Georgi. Zejména uživatelé s osobními účty potřebují provést manuální povolení možnosti propojení v Georgi.

U podnikatelských účtů bývá párování povoleno (asi) automaticky. U osobních účtů je toto povolení udělat manuálně.

Pozor! Česká spořitelna si účtuje 300 Kč za možnost párování osobního účtu (povolení API) měsíčně.

Návod, jak propojení povolit:

1) Kliknete na ozubené kolečko a následně „Správa třetích stran“.


2) Dále kliknete na tlačítko „Vstoupit“, které vás přenese do aplikace pro správu třetích stran:

3) Zde u aplikace Zvládneme.cz povolte konkrétní účet:

Následně bude váš bankovní účet nabídnut k propojení se Zvládneme.cz.

Spravujeme nemovitosti více vlastníků: Oddělit do samostatných portfolií nebo ponechat na jednom?

Správcovské firmy, které své služby poskytují různým vlastníkům nemovitostí, často řeší otázku, zdali mohou spravovat právě nemovitosti více vlastníků na jednom portfoliu.

Mohou. Avšak je dobré si to předem rozmyslet.

Portfolia

Portfolia jsou samostatně vymezené prostory pro evidenci nemovitostí. Každé portfolio může mít jiný okruh uživatelů, kterým vlastník portfolia udělí přístup.

Portfolia se zakládají a přepínají na modré liště v pravé horní části obrazovky:

Následující diagram znázorňuje možné využití dvou portfolií (vyznačeny modře) a 3 různých uživatelů (žlutě):

  • Portfolio 1 s názvem „Mé osobní nemovitosti“: Přístup mají 2 uživatelé. Já a asistentka.
  • Portfolio 2 s názvem „Nemovitosti Jan Novák“: Přístup mají 3 uživatelé. Já, asistentka a uživatel Jan Novák (např. vlastník daných nemovitostí).

Toto uspořádání zajistí, že já i má asistentka můžeme spravovat vlastní nemovitosti na jednom portfoliu, ale nemovitosti pana Nováka vyčleníme do samostatného portfolia, a zároveň panu Novákovi nasdílíme přístup k tomuto portfoliu. Ve výsledku tak bude mít přístup k datům o svém portfoliu, což může ušetřit spoustu komunikace a více jej vtáhnout do hry.

Uživatelé do portfolia se dají pozvat ze stránky: Nastavení > Uživatelé.

Současně velmi doporučujeme, aby každý uživatel měl svůj vlastní uživatelský účet (login a heslo), a to z bezpečnostních i praktických důvodů.

Souběh vlastnictví nemovitostí na fyzickou osobu a s.r.o.

Pokud vlastníte nemovitosti na svou fyzickou osobu a např. na svou s.r.o., pak se nabízí otázka, zdali rozdělit tyto nemovitosti do samostatných portfolií.

Výhody ponechání na stejném portfoliu:

  • Administrace jen jednoho portfolia, není nutno přepínat.

Nevýhody ponechání na stejném portfoliu:

  • Není možno nasdílet přístup jen k části datům jiné osobě.
  • Statistické přehledy budou zobrazovány za celé portfolio (oba vlastníky).

Pokud v situaci nic nebrání sloučení na jedno portfolio, pak lze doporučit evidovat nemovitosti na jednom portfoliu.

Závěr

V současné době (leden 2022) není možné nemovitosti přesouvat z jednoho portfolia na druhé vlivem řady závislostí, které v aplikaci vznikají.

Rozhodnutí, zdali všechny nemovitosti umístit na jedno portfolio nebo na více portfolií, je potřeba naplánovat dopředu, a to zejména s ohledem na rozhodnutí, zdali bude potřeba udělit jiným uživatelům přístup do aplikace na dané portfolio.

Šablony úkolů – zlepšení procesů při správě nemovitostí

Rozšíření Šablony úkolů představuje funkcionalitu, která Vám automaticky vytváří sadu vámi definovaných úkolů při předdefinovaných událostech.

Příklad: Pokaždé, když přijímáte nového nájemníka do nájmu, obvykle potřebujete provést sadu rutinních úkolů. V tomto případě se může jednat o následující:

  • Naskenovat nájemní smlouvu do úložiště souborů.
  • Přepsat stavy měřáků do aplikace.
  • Pozastavit inzerci.
  • Přepsat energie na nájemníka, apod.

Aby se na tyto úkoly nezapomnělo, připravili jsme funkcionalitu, která umí vytvořit sadu úkolů v těchto situacích:

  • Vytvoření nového nájemníka.
  • Ukončení nájemníky.
  • Přidání nové nemovitosti.
  • Archivace existující nemovitosti.

Každému jednotlivému úkolu lze mj. nastavit:

  • Termín realizace (deadline).
  • Přiřazeného uživatele – snadněji tak delegujete činnosti na spolupracující kolegy.

Tuto funkcionalitu využijí jak jednotlivci, tak týmy. V případě týmů je pak pro manažera správy nemovitostí cenné vidět souhrn všech (ne)hotových úkolů přehledně na jedné stránce.

Aktivaci rozšíření lze provést v navigaci: Nástroje > Rozšíření.

Jak funguje párování plateb v samotné aplikaci?

Technické pozadí samotného párování jsme popsali v samostatném článku. V tomto textu popíšeme, jakým způsobem se pracuje v uživatelském rozhraní se samotnými transakcemi, které se propíšou do aplikace.

Pokud do aplikace dorazí transakce a podaří se ji zpracovat, naleznete ji v menu: Nástroje > Párování plateb s bankou. Tato obrazovka vypadá následovně:

U každé platby můžete rozhodnout, jak s ní naložíte:

  • Zelené tlačítko Párovat – pro platbu, kterou chcete přiřadit jako příjem/náklad k nějakému nájemníkovi či nemovitosti.
  • Červené tlačítko Zamítnout – pro platbu, kterou do aplikace nechcete propisovat dále.

Pokud kliknete na zelené tlačítko Párovat, vyskočí dialogové okno, kde rozhodnete, k jakému objektu (nájemník/nemovitost) se má platba zařadit:

Po zařazení k jednomu z uvedených se zobrazí platba na výpise plateb takto:

V tento moment přibylo tlačítko Vytvořit párovací pravidlo. Při kliknutí na toto tlačítko se zobrazí dialogové okno, kde zvolíte kritéria, která budou platit pro budoucí platby. Tím lze docílit, aby se platby stejného typu párovaly automaticky k vybranému objektu:

Z tohoto vyplývá, že párovací pravidla se vytvářejí až dodatečně po prvním manuálním zpracování, nikoliv dopředu.

Pár informací a doporučení pro správu pravidel

  1. Párujte ideálně kombinaci čísla účtu a variabilního symbolu. Samotný variabilní symbol může být nedostatečný. Pokud by se v budoucnu změnili nájemníci a symbol pro platby nájemného zůstal stejný, pak se transakce budou párovat k nesprávnému nájemníkovi.
  2. Přehled vámi vytvořených párovacích pravidel naleznete na záložce Párovací pravidla. Zde je užitečný zejména přehled Archivovaní nájemníci, kde naleznete seznam pravidel, které jsou vázány na nájemníky, kteří již byly ukončeni. Taková pravidla doporučujeme smazat, pokud se neočekávají další příchozí platby od tohoto nájemníka.
  3. Pravidla jsou vyhodnocována v tom pořadí, v jakém byla založena. Může se stát, že vytvoříte 2 pravidla, která se budou v určitých případech protínat. To může vést k nesprávnému zařazení platby.
  4. Odmítnuté platby jsou automaticky ze systému nenávratně mazány po 6 týdnech.
  5. Obecně doporučujeme oddělit účet pro výběr nájemného od osobního účtu, kde provádíte osobní transakce.

Párování s bankou: Jak nastavit Raiffeisenbank?

I internetové bankovnictví Raiffeisenbank, česky Rajfky, umožňuje odesílání informací o transakcích do aplikace Zvládneme.cz.

Pro zvídavé, technický způsob zpracování e-mailů transakcemi jsme popsali v samostatném článku.

Zde je soupis kroků, které je potřeba provést, aby se platby z vašeho bankovnictví propisovaly do Zvládneme.cz:

A následně potvrďte zadání tohoto formuláře jako klasickou transakci (např. podpisem mobilním klíčem).

Následně každá další transakce na vašem účtu bude přeposlána i do aplikace Zvládneme.cz.

Nová kolonka „Počet osob“ u předpisu nájemného

V přípravě na modul pro vyúčtování služeb jsme zavedli novou kolonku pro předpisy nájemného. Počet osob.

Překvapivě slouží pro zápis počtu osob žijící v pronajaté jednotce. Její využití může být zejména dvojí:

  1. Informace pro Vás, abyste věděli, kolik osob má nájemník hlášeno a dle toho rozuměli způsobu výpočtu záloh na služby.
  2. Pro vyúčtování služeb, kde se daná komodita rozpočítává dle počtu osob užívající danou jednotku. Typicky najde uplatnění u rozpočítání chodbového osvětlení nebo výtahu v bytových domech.
    Pokud ji uživatel nevyplní, bude se ve vyúčtování brát vždy jako hodnota 1 (= 1 člověk).

Někteří z Vás nás také žádají o zavedení jmenovité evidence osob užívající jednotku (možnost rozepsat konkrétní osoby). Tuto funkcionalitu vážně zvažujeme.

Párování s bankou: Jak nastavit MONETA Money Bank?

Abychom mohli automaticky párovat transakce z internetového bankovnictví Monety, je potřeba v něm provést úpravu nastavení.

Technický princip fungování jsme popsali v samostatném článku zde na blogu (není nutno číst, jen pro zajímavost).

Pokud si již náhodou necháváte zasílat notifikace o transakcích na svůj osobní e-mail, bude potřeba vytvořit přesměrování pošty ve vaší e-mailové schránce, jelikož Moneta neumožňuje zadat více e-mailů. Návod zde: Jak nastavit přeposílání e-mailů o pohybech v bance, když mi bankovnictví nedovolí více e-mailů?

Pokud ale notifikace ještě nemáte aktivovány, pak následující otisk obrazovky zachycuje sled kroků nutných k realizaci.

Jak nastavit přeposílání e-mailů o pohybech v bance, když mi bankovnictví nedovolí více e-mailů?

Některé banky neumožňují nastavit zasílání notifikačních e-mailů na více e-mailových adres (např. ČSOB, Moneta). Pokud si tedy informace o pohybech necháváte zasílat na svůj osobní e-mail a nechcete se tohoto vzdát, pak je potřeba nastavit alternativní způsob, jak notifikační e-maily přesměrovat i do Zvládneme.cz.

Každá e-mailová schránka má možnost nastavení pravidel, jak zacházet s příchozí poštou. Klíčem je nastavit přeposílání e-mailů z banky na speciální účet Zvládneme.cz, který získáte v aplikaci.

Příklad pro Moneta Money Bank a e-mailu u Seznam.cz:

Ve 4. kroku je potřeba vložit email, ze kterého Vám chodí notifikace z banky. U Monety je to např. infoservis@moneta.cz, u ČSOB je to administrator@tbs.csob.cz

U jiných e-mailových poskytovatelů (Google, Centrum) je postup podobný. Nebudete-li si vědět rady, napište nám na chatu v aplikaci nebo na e-mail info@zvladneme.cz.