Autor: Tomáš Kučera

Zpoplatněné služby (placený tarif, v budoucnosti lustrace exekucí apod.) jsou hrazené formou kreditu.

Kredit je přepočítáván v poměru: 1 kredit = 1 Kč.
Pro uživatele ze Slovenska přibližně 25 kreditů = 1 €.

Peněženka

Peněženka je nástroj, kterým obsluhujete platby a dobíjení kreditu.

Naleznete ji v hlavním menu pod ikonkou peněženky:

Peněženka vám umožňuje správu kreditu v tomto rozsahu:

• Dobíjení kreditu skrze:
  • Bankovní převod (QR platbu) s rychlým zpracováním, a to do 5 minut po obdržení platby na náš bankovní účet.
  • Platbu platebními kartami a přes platební tlačítka některých českých bank – zajištěno společností Comgate, a.s., se sídlem Gočárova třída 1754 / 48b, Hradec Králové, e-mail: platby-podpora@comgate.cz, tel: +420 228 224 267, https://www.comgate.cz/cz/platebni-brana. Po dokončení úspěšné platby je kredit připsán okamžitě na váš účet.
• Aktivaci služeb (zejména přechod tarifu zdarma na placený).
• Nastavení fakturačních údajů.
• Přehled čerpání kreditu.
• Faktury k realizovaným platbám v PDF a ISDOC formátu.
• Nastavení práv pro užívání peněženky na úroveň portfolií, uživatelů či služeb.

Je možno mít více peněženek, což ocení uživatelé, kteří mají více subjektů (firem), na které pronajímají. 1 peněženka = 1 fakturační subjekt.

Účtování

Základní účtovanou jednotkou v placeném tarifu je nově nájemník (nikoliv současně nemovitost). Každý den ukládáme počet nájemníků, které máte v aplikaci.

Příklad: Máte-li 20 nemovitostí a 15 nájemníků, je vám účtováno 15 nájemníků.

Co se do výpočtu nepočítá:

• Počet nemovitostí – na základě ohlasů uživatelů jsme ustoupili od účtování podle počtu nemovitostí tak, aby vás nemuseli trápit neobsazené jednotky.
• Archivované nemovitosti ani ukončení nájemníci.

Zvýhodnění nájemců

Dle současného ceníku je zvýhodněn 41. a každý další nájemník.

Stržení kreditu za placený tarif je realizováno zpětně, a to:

• Na konci každého kalendářního měsíce za daný kalendářní měsíc.
• V momentě ukončení placeného tarifu (lze ukončit kdykoliv) za daný počet dní.

Zvýhodnění je aplikováno na konkrétní peněženku, nad kterou se provádí výpočet.

Příklad: Máte dvě portfolia o celkem 50 aktivních nájemnících.
Portfolio A: 30 nájemníků, nastavená peněženka pro platbu X.
Portfolio B: 20 nájemníků, nastavená peněženka pro platbu Y.
V tomto případě cenové zvýhodnění nezískáte, jelikož každé portfolio má jinou peněženku.

¨Pokud chcete na svých portfoliích zachovat cenové zvýhodnění, je potřeba aby u všech portfoliích byla nastavená stejná peněženka stejného uživatele.

Pro uživatele, kteří mají více portfolií, kde nedosahují na daných portfoliích počtu 40 nájemníků, je získání cenového zvýhodnění (slevy) realizováno na konci měsíce formou zpětného připsání kreditu do peněženky.

Nejprve dojde ke stržení celé částky za každé samostatné portfolio (tj. 40 Kč za jednotku na každém portfoliu) a následně formou vratky připsání bonusového kreditu po zohlednění celkové útraty (počtu nájemců) na všech portfoliích. Je proto potřeba mít v peněžence dostatek prostředků pro úhradu plné částky na konci měsíce.

Toto řešení je aplikováno z důvodu složitosti výpočtu účtovaných nájemců.

Při ukončení placeného tarifu uprostřed měsíce jsou účtovány pouze spotřebované dny.

U ukončených placených tarif na portfoliu v průběhu měsíce, pak se cenové zvýhodnění neaplikuje.

Pokud si nevíte rady nebo se něco nepovedlo, neváhejte nám napsat na info@zvladneme.cz.

CREDITAS poskytuje svým klientům napojení skrze API, což představuje ideální způsob předání dat. Díky tomuto napojení si naše aplikace sama umí stáhnout data o transakcích, a to i za dřívější období.

Pro propojení vašeho uživatelského účtu bude potřeba navštívit internetové bankovnictví CREDITAS (https://banking.creditas.cz/cb/prihlaseni), kde si vygenerujete dva textové řetězce nutné pro propojení:

• Bezpečnostní klíč
• Identifikátor účtu

Zde je obrázkový návod, kde to naleznout:

Po přihlášení klikněte na ozubené kolečko v horní navigační liště. Dále pokračujte přes odkaz „Otevřené bankovnictví“ a pomocí rozevírací rolety zvolte „Klíče“.

Pak klikněte na žluté tlačítko v levém sloupci „Vytvořit nový klíč“.

Vyskočí vám dialogové okno, kde vyberete, kterého vašeho účtu se vytvářený klíč týká. Současně si klíč pojmenujte, např. „Zvládneme.cz“. Pak již jen potvrďte tlačítkem „Pokračovat“.

Na závěr se vás bankovnictví optá na souhlas s podmínkami. Pokud souhlasíte, potvrďte.

Vytvoření klíče je potřeba potvrdit ověřovací SMS zprávou nebo mPINem.

Poté se zobrazí obě propojovací informace, které zkopírujte a nahrajte do Zvládneme.cz:

Abyste mohli přistupovat k datům z vašeho účtu, je potřeba povolit přístup třetích stran ve svém internetovém bankovnictví v Georgi. Zejména uživatelé s osobními účty potřebují provést manuální povolení možnosti propojení v Georgi.

U podnikatelských účtů bývá párování povoleno (asi) automaticky. U osobních účtů je toto povolení udělat manuálně.

Pozor! Česká spořitelna si účtuje 300 Kč za možnost párování osobního účtu (povolení API) měsíčně.

Návod, jak propojení povolit:

1) Kliknete na ikonu uživatele s ozubeným kolečkem:

2) Dále kliknete v levém sloupci na „Moje Bankovní IDentita“ a následně na tlačítko „Vstoupit“, které vás přenese do aplikace pro správu třetích stran:

3) Zde přejděte na „Propojené účty a multibanking“:

4) Zde u aplikace Zvládneme.cz povolte konkrétní účet:

Nyní bude váš bankovní účet možné propojit se Zvládneme.cz.

Správcovské firmy, které své služby poskytují různým vlastníkům nemovitostí, často řeší otázku, zdali mohou spravovat právě nemovitosti více vlastníků na jednom portfoliu.

Mohou. Avšak je dobré si to předem rozmyslet.

Portfolia

Portfolia jsou samostatně vymezené prostory pro evidenci nemovitostí. Každé portfolio může mít jiný okruh uživatelů, kterým vlastník portfolia udělí přístup.

Portfolia se zakládají a přepínají na modré liště v pravé horní části obrazovky:

Následující diagram znázorňuje možné využití dvou portfolií (vyznačeny modře) a 3 různých uživatelů (žlutě):

• Portfolio 1 s názvem „Mé osobní nemovitosti“: Přístup mají 2 uživatelé. Já a asistentka.
• Portfolio 2 s názvem „Nemovitosti Jan Novák“: Přístup mají 3 uživatelé. Já, asistentka a uživatel Jan Novák (např. vlastník daných nemovitostí).

Toto uspořádání zajistí, že já i má asistentka můžeme spravovat vlastní nemovitosti na jednom portfoliu, ale nemovitosti pana Nováka vyčleníme do samostatného portfolia, a zároveň panu Novákovi nasdílíme přístup k tomuto portfoliu. Ve výsledku tak bude mít přístup k datům o svém portfoliu, což může ušetřit spoustu komunikace a více jej vtáhnout do hry.

Uživatelé do portfolia se dají pozvat ze stránky: Nastavení > Uživatelé.

Současně velmi doporučujeme, aby každý uživatel měl svůj vlastní uživatelský účet (login a heslo), a to z bezpečnostních i praktických důvodů.

Souběh vlastnictví nemovitostí na fyzickou osobu a s.r.o.

Pokud vlastníte nemovitosti na svou fyzickou osobu a např. na svou s.r.o., pak se nabízí otázka, zdali rozdělit tyto nemovitosti do samostatných portfolií.

Výhody ponechání na stejném portfoliu:

• Administrace jen jednoho portfolia, není nutno přepínat.

Nevýhody ponechání na stejném portfoliu:

• Není možno nasdílet přístup jen k části datům jiné osobě.
• Statistické přehledy budou zobrazovány za celé portfolio (oba vlastníky).

Pokud v situaci nic nebrání sloučení na jedno portfolio, pak lze doporučit evidovat nemovitosti na jednom portfoliu.

Závěr

V současné době (leden 2022) není možné nemovitosti přesouvat z jednoho portfolia na druhé vlivem řady závislostí, které v aplikaci vznikají.

Rozhodnutí, zdali všechny nemovitosti umístit na jedno portfolio nebo na více portfolií, je potřeba naplánovat dopředu, a to zejména s ohledem na rozhodnutí, zdali bude potřeba udělit jiným uživatelům přístup do aplikace na dané portfolio.

Technické pozadí samotného párování jsme popsali v samostatném článku. V tomto textu popíšeme, jakým způsobem se pracuje v uživatelském rozhraní se samotnými transakcemi, které se propíšou do aplikace.

Pokud do aplikace dorazí transakce a podaří se ji zpracovat, naleznete ji v menu: Nástroje > Párování plateb s bankou. Tato obrazovka vypadá následovně:

U každé platby můžete rozhodnout, jak s ní naložíte:

• Zelené tlačítko Párovat – pro platbu, kterou chcete přiřadit jako příjem/náklad k nějakému nájemníkovi či nemovitosti.
• Červené tlačítko Zamítnout – pro platbu, kterou do aplikace nechcete propisovat dále.

Pokud kliknete na zelené tlačítko Párovat, vyskočí dialogové okno, kde rozhodnete, k jakému objektu (nájemník/nemovitost) se má platba zařadit:

Po zařazení k jednomu z uvedených se zobrazí platba na výpise plateb takto:

V tento moment přibylo tlačítko Vytvořit párovací pravidlo. Při kliknutí na toto tlačítko se zobrazí dialogové okno, kde zvolíte kritéria, která budou platit pro budoucí platby. Tím lze docílit, aby se platby stejného typu párovaly automaticky k vybranému objektu:

Z tohoto vyplývá, že párovací pravidla se vytvářejí až dodatečně po prvním manuálním zpracování, nikoliv dopředu.

Pár informací a doporučení pro správu pravidel

1. Párujte ideálně kombinaci čísla účtu a variabilního symbolu. Samotný variabilní symbol může být nedostatečný. Pokud by se v budoucnu změnili nájemníci a symbol pro platby nájemného zůstal stejný, pak se transakce budou párovat k nesprávnému nájemníkovi.
2. Přehled vámi vytvořených párovacích pravidel naleznete na záložce Párovací pravidla. Zde je užitečný zejména přehled Archivovaní nájemníci, kde naleznete seznam pravidel, které jsou vázány na nájemníky, kteří již byly ukončeni. Taková pravidla doporučujeme smazat, pokud se neočekávají další příchozí platby od tohoto nájemníka.
3. Pravidla jsou vyhodnocována v tom pořadí, v jakém byla založena. Může se stát, že vytvoříte 2 pravidla, která se budou v určitých případech protínat. To může vést k nesprávnému zařazení platby.
4. Odmítnuté platby jsou automaticky ze systému nenávratně mazány po 6 týdnech.
5. Obecně doporučujeme oddělit účet pro výběr nájemného od osobního účtu, kde provádíte osobní transakce.

I internetové bankovnictví Raiffeisenbank, česky Rajfky, umožňuje odesílání informací o transakcích do aplikace Zvládneme.cz.

Pro zvídavé, technický způsob zpracování e-mailů transakcemi jsme popsali v samostatném článku.

Zde je soupis kroků, které je potřeba provést, aby se platby z vašeho bankovnictví propisovaly do Zvládneme.cz:

A následně potvrďte zadání tohoto formuláře jako klasickou transakci (např. podpisem mobilním klíčem).

Následně každá další transakce na vašem účtu bude přeposlána i do aplikace Zvládneme.cz.

V přípravě na modul pro vyúčtování služeb jsme zavedli novou kolonku pro předpisy nájemného. Počet osob.

Překvapivě slouží pro zápis počtu osob žijící v pronajaté jednotce. Její využití může být zejména dvojí:

1. Informace pro Vás, abyste věděli, kolik osob má nájemník hlášeno a dle toho rozuměli způsobu výpočtu záloh na služby.
2. Pro vyúčtování služeb, kde se daná komodita rozpočítává dle počtu osob užívající danou jednotku. Typicky najde uplatnění u rozpočítání chodbového osvětlení nebo výtahu v bytových domech.
   Pokud ji uživatel nevyplní, bude se ve vyúčtování brát vždy jako hodnota 1 (= 1 člověk).

Někteří z Vás nás také žádají o zavedení jmenovité evidence osob užívající jednotku (možnost rozepsat konkrétní osoby). Tuto funkcionalitu vážně zvažujeme.