Autor: Michaela Kotrčová

Ve Zvládneme.cz si můžete nastavit několik rozšiřujících funkcí pro svou online správu pronájmů. Jeden z doplňkových modulů je vytváření a rozesílání SMS upomínek. 

Modul Upomínky umožňuje automaticky upozorňovat nájemníky na blížící se splatnost nájemného, dlužné částky nebo konec platnosti
nájemní smlouvy. 

V tomto návodu se naučíte modul aktivovat a správně nastavit plán upomínek. 

1. Aktivace funkce 

Než začnete upomínky nastavovat, je potřeba nejprve aktivovat
příslušný modul: 

1. Na úvodní stránce aplikace klikněte v horní liště menu na Nástroje. 
2. Vyberte Rozšíření. 
3. V seznamu modulů najděte položku Upomínky a klikněte
   na Aktivovat.  

Po aktivaci se otevře samotné nastavení modulu Upomínky – plán upomínek a kliknete na Přidat nový plán upomínek. 

2. Vytvoření nového plánu upomínek 

Při vytváření nového plánu je potřeba nejprve určit, pro jakou situaci se mají upomínky používat. Systém nabízí dvě možnosti: 

a) Splatnost nájemného – upomínky se odesílají před nebo po splatnosti nájemného, např. připomínka před splatností nebo upomínka
po splatnosti apod. 

b) Konec platnosti nájemní smlouvy – upomínky upozorňují na to,
že se blíží konec smlouvy (např. 30 dní předem). 

Teprve po výběru typu se zobrazí celé nastavení. 

3. Nastavení plánu upomínek 

Po výběru typu plánu (např. Splatnost nájemného) se zobrazí formulář, který obsahuje následující části. 
⚠Pozor pole označená červenou hvězdičkou jsou povinná.  Aplikace neumožní uložit plán, pokud nejsou vyplněná. 

1. Vaše označení plánu – název plánu slouží jen pro váš přehled
   (např. „Nájemné po splatnosti / 1. upomínka“). Text lze upravit. 
2. Aktivní – můžete si zvolit, zda tato upomínka bude ihned aktivní (spuštěna) či nikoli. Kontrolu pak provedete v Plánu upomínek. Zde pak můžete opakovaně aktivovat (spouštět) či pozastavovat definované upomínky, případně je i smazat.
3. Způsob odeslání – povinné pole. Upomínky lze nyní odesílat pouze přes SMS. Emaily nejsou v této verzi aplikace dostupné. Na jejich zavedení pracujeme a plánujeme je v nové verzi aplikace. 
4. Načasování a podmínky odeslání – povinné pole. Zde určujete, kdy má systém upomínku odeslat. Například při blížícím se termínu splatnosti nájemného (= vždy) nebo při vymáhání dlužného nájemného po splatnosti (= při záporném zůstatku).
5. Odeslání zpráv – nastavujete si, jakým způsobem bude SMS odeslaná: 
   a) Manuálně s expirací za X dnů,
   b) Automaticky v preferovaný čas.
6. Zpráva – napíšete text SMS zprávy. Můžete vložit proměnné Splatnost a Aktuální stav kreditu. Proměnné se vloží kliknutím na odkaz pod textovým polem. Najetím šipkou na „? Jak fungují proměnné“ se zobrazí nápověda. 
7. Příjemci: Nájemníci – zvolíte, komu se mají upomínky odesílat— buď všem aktivním nájemníkům, nebo jen vybraným osobám. Ty, kterým upozornění posílat nechcete, můžete snadno vyloučit. Nově lze odesílat upomínky všem uloženým kontaktům, včetně společných osob 
   v domácnosti nebo dalším kontaktním osobám uvedených u nájemníka. Pole je volitelné, plán můžete uložit i bez výběru příjemců.

1. Zvolíte, zda se plán upomínek bude posílat všem aktivním nájemníkům Všichni aktivní anebo jen vybraným kontaktům Jen vybraní. 
2. Pokud zvolíte možnost Všichni aktivní, můžete dále vybrat jednotlivé kontakty, kterým upomínky posílat nechcete – vyberete je v poli 
   Vyloučené kontakty.
3. V tomto kroku si vyberete, zda zprávu poslat Vždy jen prvnímu uloženému kontaktu nebo Všem uloženým kontaktům.  
4. Uložit nastavení.

Druhá možnost nastavení Příjemců: 

1. Zvolíte, zda se plán upomínek bude posílat všem aktivním nájemníkům Všichni aktivní anebo jen vybraným kontaktům Jen vybraní. 
2. Pokud zvolíte možnost Jen vybraní, vyberete si v poli Zahrnuté kontakty právě kontakty, kterým upomínky posílat chcete. 
3. V tomto kroku si vyberete, zda zprávu poslat Vždy jen prvnímu uloženému kontaktu nebo Všem uloženým kontaktům.
4. Uložit nastavení.

8. Uložit – po uložení bude systém odesílat upomínky podle vašeho nastavení. 

Aktivace / pozastavení / smazání upomínky 

Kliknutím na tlačítko “play” aktivujete / spustíte plán upomínky

Kliknutím na tlačítko “pauza” pozastavíte plán upomínky

Kliknutím na tlačítko “popelnice” smažete plán upomínky

4. Zprávy k odeslání 

V záložce Zprávy k odeslání naleznete seznam SMS zpráv – upomínek připravených k manuálnímu odeslání, které jste si nastavili
v Plánu upomínek.  

1. Jméno úkolu – název situace, pro kterou byl plán upomínek vytvořený. 
2. Plán upomínek vyvolaný pro – jméno kontaktu, pro kterého byl plán upomínek vytvořený. 
3. Příjemce – telefonní číslo příjemce. 
4. Vyvoláno – kdy byl plán upomínek vyvolaný. 
5. Možnosti, co s upomínkou udělat: 
   a. Odeslat zprávu
   b. Upravit
   c. Zahodit

5. Nastavení 

V aplikaci Zvládneme.cz můžete odesílat upomínky prostřednictvím SMS zprávy dvěma způsoby:  

1. Přenos zpráv přes SMS bránu Zvládneme.cz  – bezplatné odesílání SMS v rámci placeného tarifu, nemusíte se nikde registrovat, jednodušší nastavení. 

1. Zvolíte SMS brána Zvládneme.cz. 
2. Denní limit – pole nelze měnit. Ukazuje denní limit pro počet
   odeslaných zpráv. V případě potřeby kontaktujte podporu. 
3. Odeslat následující den – vyberete, pokud chcete využívat tuto funkci pro případ, když není možné odeslat zprávu díky dennímu limitu. Zpráva pak bude odeslaná následující den v čas, kdy měla být
   původně odeslaná.  
4. Měsíční limit – pole nelze měnit. Ukazuje měsíční limit pro počet
   odeslaných zpráv. V případě potřeby kontaktujte podporu. 
5. Odeslání následující měsíc – vyberete, pokud chcete využívat tuto
   funkci pro případ, když není možné odeslat zprávu díky měsíčnímu limitu. Zpráva pak bude odeslaná následující měsíc v čas, kdy měla být původně odeslaná. 
6. Zachovávat diakritiku – ⚠Pozor, pokud tuto volbu zaškrtnete, ponechaná diakritika zkracuje počet disponibilních znaků pro SMS zprávu. Cena za odeslání může být vyšší u placených způsobů rozesílání.  
7. Povolené mezinárodní předvolby – pole nelze měnit, přednastavená pouze předvolba 420. 
8. Uložit.

2. Přenos zpráv přes smsbrana.cz – tato možnost je určena uživatelům, kteří mají vlastní účet u smsbrana.cz a je zpoplatněna dle ceníku této služby. 

Kroky 1 (zde zvolíte smsbrana.cz) až 6 jsou totožné jako u nastavení SMS brány Zvládneme.cz, jen krok 7 je odlišný: 

7. Nastavení pro smsbrana.cz – zde vyplníte údaje ze svého účtu registrovaného na smsbrana.cz:

• vaše přihlašovací jméno na smsbrana.cz 
• vaše heslo do smsbrana.cz 
• doručenka – volitelně 
• ID odesílatele – ID schváleného odesílatele z smsbrana.cz. Toto nastavení má přednost před telefonem odesílatele. Pokud je ID vyplněno, telefon odesílatele se nepoužije. 
• telefon odesílatele – číslo odesílatele v národním nebo mezinárodním formátu, číslo může být formátované pomocí mezer, např. 123456789 nebo +420 123 456 789. Číslo musí být mezi schválenými odesílateli na smsbrana.cz. 
• e-mail pro odpovědi 
• doručovací e-mail  

8. Uložit.

6. Log zpráv 

Záložka Log zpráv slouží jako historie všech upomínek, které systém vytvořil na základě nastavených plánů upomínek. Najdete zde přehled
o tom, které upomínky byly vygenerovány, komu byly určeny, kdy se měly odeslat a v jakém jsou stavu. 

1. Plán upomínek vyvolaný pro – zobrazuje jméno příjemce, pro kterého byl plán upomínek vyvolaný. 
2. Příjemce – telefonní číslo příjemce, kterému byla nebo bude upomínka odeslaná. 
3. Text – nastavená zpráva včetně proměnných.
4. Stav – aktuální stav plánu upomínky: 
   a. Odesláno 
   b. Zrušený
   c. Čekající na odeslání 
   d. Naplánované 
   e. Expirovaný 
   f. Nepovedlo se doručit 
5. Odesláno – datum a čas, kdy byla SMS skutečně odeslaná. 
6. Vyvoláno – datum, kdy systém upomínku vytvořil podle nastavených podmínek (např. 5 dní po splatnosti nebo 5 dní před splatností). 
   

Pokud si nevíte rady nebo se něco nepovedlo, neváhejte nám napsat na info@zvladneme.cz.

V tomto návodu se krok za krokem naučíte, jak si ve Zvládneme.cz aktivovat funkci Párování plateb s bankou, napojit bankovní účet a připravit systém pro automatické načítání transakcí. 

Doporučení k používání bankovního účtu 

Pro párování plateb doporučujeme používat samostatný bankovní účet určený pouze pro příjem nájmů. Díky tomu můžete účet bez obav napojit na systém a zajistíte, že se budou platby správně propisovat. 

Pokud by na účet chodily i jiné platby, můžete je po propsání do systému jednoduše označit jako zamítnuté. Pokud byste ale nastavili vlastní filtry či omezení, mimo náš doporučený postup napojení, může dojít k chybám v propojení a některé platby se nemusí správně zobrazit v aplikaci. 

Aktivace funkce párování plateb 

Než začnete napojovat konkrétní banku, je potřeba nejdříve aktivovat samotný modul Párování plateb s bankou: 

1. V horní liště menu otevřete Nástroje. 

2. Vyberte Rozšíření. 

3. V seznamu modulů najděte položku Párování plateb s bankou je hned nahoře.  

4. Klikněte na Aktivovat.  

Nastavení propojení bankovního účtu

1. V otevřeném nastavení klikněte na Vytvořit nový bankovní účet. 

2. Vyberete si svou banku ze seznamu. 

3. Klikněte na Další. 

Tímto krokem se přesunete k samotnému napojení aplikace na váš bankovní účet. 

V nastavení najdete odkaz Zobrazit nápovědu, co a jak nastavit v internet bance. 

Otevře se vám článek na blogu Zvládneme.cz, kde najdete konkrétní postup pro vaší banku krok za krokem.